Offentlig sektor måste, precis som företag i näringslivet, använda digitaliseringens möjligheter inte bara till att förbättra tjänster för kunder och medborgare, utan också för att skapa dynamiska, flexibla och innovativa arbetsplatser för medarbetarna. Gustav Molnar, CEO på Diwo och digital evangelist, är moderator under Digitala Strategidagarna – Offentlig Sektor. Här delar han med sig av de 5 viktigaste lärdomarna vid en digitalisering av arbetsplatsen.

I skrivandets stund sitter jag i hotellobbyn på Scandic Anglais. Det är december 2016. Jag noterar att jag inte är ensam om att dela denna lobby som en tillfällig arbetsplats. Mobiler ringer, e-post besvaras, Skype-samtal pågår, fingrar dansar i otakt på tangentbord och vid de större borden pågår möten där kreativa personer gestikulerar storartat med viftande händer. Ingen är här för att bara dricka kaffe längre. Alla är här och arbetar. En tanke ekar återkommande i mitt huvud: det har skett ett paradigmskifte i hur vi betraktar arbetsmiljön.

Lösningen för att hänga med i den ofantligt snabba utvecklingen handlar inte om att lansera ytterligare ett system. Det handlar om att ta ett steg tillbaka och förstå människorna bakom de digitala skärmarna. Investeringar i ny teknik handlar egentligen inte om ROI (return of investment). Det handlar om ROU (return of usage). Det är först när medarbetarna ändrar sina beteenden och är aktiva användare av ny den nya tekniken som affärsnyttan uppstår.

Så hur får vi människor att bli aktiva användare av ny teknik? Här kommer några spontana lärdomar som jag hoppas ingjuter lite energi och hopp till dig som står inför en digital och kulturell förändringsresa.

1. Sätt HR i förarsätet
Människor måste trivas med sin arbetsplats, inte minst den digitala, för att må bra och prestera. Enligt arbetsmiljöverket är en anställd som klagar över arbetsmiljön i genomsnitt 38 procent mindre produktiv. Det innebär att HR måste vara med och kanalisera vad medarbetarna behöver och vill ha för att trivas, och synka det med organisationens övergripande mål. Hur har ni inrett ert digitala kontor? Hur ser entrén till det digitala kontoret ut? Hur är bemötandet? Hur arbetar ni med feedback, värderingar och kultur i de digitala kanalerna internt?

2. Bryt ner mål
Vikten av att sätta mätbara och tydliga mål har du med all sannolikhet hört och läst om många, många gånger. Men en tydlig trend nu är att framgångsrika företag även fokuserar på mjuka faktorer som engagemang, kultur och attraktionskraft. Vilka beteenden och aktiviteter skapar innovation och effektivitet i en organisation? Och hur sätter du upp mål för att driva dessa beteenden?

3. Sätt människan i framsätet
Digitala projekt handlar onekligen om ny innovativ teknik. Men framför allt handlar det fortfarande om människor, beteenden och kultur. Att se digitaliseringsutvecklingen som ett IT-projekt där teknik och funktion är styrande är inte bara fel. Det är kontraproduktivt. Använder inte medarbetarna den digitala arbetsplatsen för att kommunicera, dela information,

4. Förändring är konstant
Utvecklingstakten har aldrig tidigare gått så snabbt som den gör nu. Och den kommer aldrig att gå så långsamt som den gör nu. Förändring är med andra ord konstant, en kontinuerlig process. Frågan är om begreppet förändringsledning på sätt och vis börjat spela ut sin roll i och med detta, samtidigt som självledarskap i syfte att öka medarbetarnas förmåga att leda och ta ansvar blir allt viktigare. För att få med medarbetarna på digitala förändringsresor är följande tre saker viktiga:

• Använd inspiration som bränsle och visa fördelarna med ny teknik och förändrade arbetssätt.
• Skapa insikt genom att påvisa mätbar data som visar hur dagens förlegade teknik och arbetssätt hämmar produktivitet och engagemang.
• Besvara frågan ”What’s in it for me?”.

5. Börja göra nya saker
Världens enklaste tips, men som ändå är värd att dela med sig av eftersom det enklaste ofta är det som glöms bort vid omfattande förändringsarbete. All förändring handlar om att medarbetarna ska sluta göra vissa saker och börja göra nya saker. Lista de fem viktigaste önskade förändringarna baserat på vad medarbetarna ska sluta och börja göra. Säkerställ därefter att ledare, chefer och ambassadörer andas och lever efter de nya arbetssätten som möjliggör nyttan med ny teknik.

Vi ses på konferensen den 25 oktober!
/Gustav Molnar


Digitala Strategidagarna – Offentlig Sektor 25 oktober kommer talare, experter, deltagare och partners att nätverka och diskutera best practice kring hur offentlig sektor ska omsätta digitala strategier till konkret nytta, med fokus på innovation och samverkan. Hoppas vi ses där!

DigStrat