I det här blogginlägget gästas vi av Catharina Carlsson från Soleil. Catharina är verksamhetsutvecklare och förstudieledare och har lång erfarenhet av utvecklingsprojekt och förändringsresor. Så från och med nu är ordet ditt Catharina.

Som verksamhetsutvecklare har jag många gånger fått frågan om vad verksamhetsutveckling egentligen innebär. Det är en befogad fråga då verksamhetsutveckling är ett brett område som kan omfatta många olika typer av arbete. Kokar man ner det så handlar det dock i grunden om arbete som görs för att förbättra och effektivisera en verksamhets förmåga att skapa värde och att tillvarata sina resurser på bästa sätt. Helt enkelt handlar det om att säkerställa att verksamheten gör rätt saker – och att de gör saker rätt.

Att göra rätt saker eller att göra saker rätt

Att göra saker rätt handlar om att processer och arbetsuppgifter kan genomföras på ett så enkelt och effektivt sätt som möjligt. Det i sig är ju väldigt bra och bidrar till att en verksamhet kan använda resurser och kompetenser på ett bra sätt. Men, oavsett hur bra man än gör saker så spelar det ju ingen roll om det sen visar sig att man gör fel saker.

Jag har flera gånger stött på scenarier där man arbetat fram riktigt bra och välfungerande rutiner för att utföra en viss arbetsgift. Kanonbra! Problemet är bara att när man börjar kika på varför arbetsuppgiften utförs så visar det sig att den kanske inte alls behövs när det kommer till kritan. Sannolikt så har uppgiften behövts någon gång men sedan har förutsättningarna ändrats men rutinerna lever kvar.

Min bild är att det varje dag läggs massor av tid på att utföra uppgifter som egentligen inte behövs utan som görs av gammal vana eller utifrån regler och förutsättningar som inte längre är aktuella. Jag skulle därför vilja fokusera lite på det här med rätt saker genom att titta på några av de faktorer som kan hjälpa till att säkerställa att det man gör faktiskt är rätt.

Digital Workplace Summit

Tydliga syften och mål gör jobbet roligare och minskar risken för fel

En grundförutsättning för att kunna säkerställa att man gör rätt saker är att man vet varför man gör något. Det gäller både på en övergripande och mer detaljerad nivå. På den övergripande nivån behöver man veta och förstå vad organisationen som helhet har för mål för att därigenom kunna säkerställa att verksamhetens processer bidrar till de målen. Zoomar man sedan in och tittar på varje enskild process och till och med varje enskild arbetsuppgift så behöver det även för dem vara tydligt vad de syftar till och på vilket sätt de skapar värde för organisationen.

Finns det tydliga syften och mål med allt som görs så blir det inte bara enklare att veta att man gör rätt saker utan det skapar även en ökad förståelse hos medarbetarna som både kan göra arbetet roligare och minska risken för fel.

Fokusera på flöden istället för på enskilda uppgifter

När man ser över arbetsrutiner är det lätt att man fokuserar på varje uppgift för sig. Precis som jag skrev ovan så är det viktigt att förstå syftet med varje enskild uppgift men det är samtidigt också viktigt att förstå hur alla arbetsuppgifterna hänger samman och hur hela flödet ser ut från start till mål. Utan att göra det finns en risk för att flödet som helhet inte fungerar vilket givetvis kan få stor påverkan både för kunder och medarbetare. Genom att titta på hela flöden får man också en ökad förståelse för hur helheten påverkas om man ändrar någon del i någon av uppgifterna. Just när det gäller flöden så finns det massor att vinna på att se dem ur kundens/användarens perspektiv, men det är ett ämne som är värt ett helt eget blogginlägg.

Symtom eller problem?

Mycket av det som görs både i löpande verksamheter och i projekt görs för att lösa någon form av problem. Men är problemet verkligen alltid ett problem eller handlar det i själva verket bara om ett symtom på ett annat underliggande problem? Toyota har som en del av deras arbetssätt en riktlinje som säger att man alltid ska ställa frågan varför 5 gånger, en fantastisk riktlinje som fungerar för det mesta i livet.

Vi kan ta ett exempel. Många organisationer som jag stött på har problem med de har inaktuellt innehåll på sina intranät vilket skapar förvirring och irritation och kanske till och med gör att medarbetarna väljer andra informationskanaler. Många vill därför ha en funktion på intranätet som visar om innehåll är aktuellt eller inte.

Men frågan är om det verkligen löser problemet eller om det snarare lindrar ett symtom?

Behov: ”Vi behöver en funktion på webbplatsen som tydligt visar om informationen på en sida är aktuell eller inte”.

  • Varför behövs den funktionen?
    • För att annars litar inte besökarna på att informationen är aktuell.
  • Varför litar de inte på att informationen är aktuell?
    • För att det finns mycket inaktuell information på webbplatsen.
  • Varför finns det mycket inaktuell information på webbplatsen?
    • För att det inte uppdateras och rensas.
  • Varför uppdateras och rensas det inte? Och så vidare.

Genom att göra den här typen av rotfelsanalys blir det lättare att identifiera vad som faktiskt behöver göras.

Sammanfattning

En av förutsättningarna för att en verksamhet ska fungera på bästa sätt är onekligen att verksamheten gör rätt saker. Genom att göra rätt saker får man inte bara en effektivare organisation utan det kan också bidra till såväl nöjdare kunder som medarbetare. För att veta om man göra rätt saker gäller det att förstå varför saker görs både på övergripande och detaljerad nivå och man behöver även förstå hur olika arbetsuppgifter och flöden hänger samman.

När det gäller att ta reda på de här sakerna är den enkla frågan ”Varför” ett oerhört värdefullt verktyg. Så våga vara som en 3-åring och ställ frågan varför så fort svaret inte är helt uppenbart. Det handlar ju inte om att kritisera utan snarare om att öka förståelsen och att ta reda på fakta – något som kan vara bra att komma ihåg när man själv är den som får frågan.


Soleil kommer du ha möjlighet att lyssna på och träffa under Digital Workplace Summit i Stockholm den 20 november.

Missa inte det! 

Läs mer om Soleils tjänster inom verksamhetsutveckling på deras hemsida

Digital Workplace Summit