Effektivisera era administrativa processer 2019
Konferens – 6 mars
Workshop – 7 mars

Effektivisera era administrativa processer 2019
Konferens – 6 mars
Workshop – 7 mars

 

Konferens

För att vidareutveckla och implementera smarta och innovativa lösningar som skapar effektiv och högkvalitativ administration så är det nu viktigt att ta del av erfarenheter.

Workshop

GDPR påverkar idag alla företag, myndigheter och organisationer. Ett stärkt skydd för integriteten kräver en ökad medvetenhet kring behandling av personuppgifter.

Konferens

Lyssna till experter och praktikfall!

Workshop

GDPR i administrativa processer.

LYSSNA TILL OCH NÄTVERKA MED PERSONER OCH ORGANISATIONER INOM DIGITAL ADMINISTRATION

Nu är det inte många veckor kvar, missa inte att boka din plats!

Boka

Talare


kristina
skatteverket

Kristina Leve

Gemensam målbild för det interna kundmötet
– vad vinner vi på det?

Pär Lannerö
metamatrix_th

Pär Lannerö

EU:s webbtillgänglighetsdirektiv – Ny lag om tillgänglighet
till digital offentlig service – Är din organisation redo?

Joacim Trybom
Kriminalvården

Joacim Trybom

Effektiviserade digitala administrationsprocesser
genom centraliserade administratörer

Johanna Brahed
Eslöv

Johanna Brahed

Kartläggning av problemområden –
en mindre kommuns resa mot mer effektiv administration

Mattias2
Tillitsdelegationen

Mattias Fogelgren

Digitaliserad administration –
ett stöd för en tillitsbaserad styrning

Mattias Åsander, Statens servicecenter
Statens servicecenter (kopia)

Mathias Åsander

Möjligheter med robotisering och annan
digitalisering inom servicecenter

mats
nacka

Mats Bohman

Den digitala kommunen
– vad är målet och hur kommer vi dit?

ann
karlstad2

Ann Otto Nemes

Samverkan med målet om snabbare och effektivare
utveckling med en lägre kostnad – Hur fungerar det i praktiken?

erik-o-emma
orebro-kommun

Erik Skagerlund & Emma Gren

Effektivare planering & markanvisningsprocess
för snabbare bostadsbyggande

Talare


Workshop – 7 mars 2019

pexels-photo-211151

GDPR I ADMINISTRATIVA PROCESSER OCH SYSTEM

Boka


Konferens
Pris: 7 800 kr exkl. moms

Workshop
Pris: 6 800 kr

Workshops (halvdag): 3 500 kr exkl. moms
Utbildning Office 365: 8 400 kr exkl. moms

Få 1 500 kr i rabatt!

 1 konferens + 1 workshop
Använd koden DIGADM1 i steg två när du bokar.

Få 3 500 kr i rabatt!

 2 konferens + 2 workshop
Använd koden DIGADM2 i steg två när du bokar.

Få 3 000 kr i rabatt!

3 konferensbiljetter
Använd koden DIGADM3 i steg två när du bokar.

Din bokning har registrerats. Ett mail har skickats till angiven adress.

Deltagare {{ snf-clone-index-hr }}
  • Konferens
  • Workshop
Faktureringsinformation
×

Anmälningsvillkor

Bokningsvillkor, avbokning och överlåtelse
Anmälan är bindande, men du kan när som helst överlåta din plats till en kollega genom att informera Summit and Friends på boka@summitandfriends.se. Mottar vi din skriftliga avbokning senast 21 dagar före konferensstart får du ett värdebrev på fakturerat belopp. Värdebrevet är giltigt ett år från utfärdandet och kan utnyttjas av dig eller en kollega från din organisation på valfri kurs/evenemang hos Summit and Friends.

I det fall Summit and Friends ställer in ett evenemang (konferens, temadag, middag etc.) krediteras du det inbetalda beloppet. Summit and Friends reserverar sig för ändringar i programmet (t.ex. byte av talare eller lokal).

Betalningsvillkor
Betalning erläggs mot faktura trettio dagar netto.

Information om behandling av personuppgifter i enlighet med GDPR
Dina uppgifter behandlas med modern informationsteknik och hanteras i enlighet med GDPR. Ditt namn och organisation kan komma att delas med tredje part. Du kan läsa mer om vår policy kring GDPR här.

Fotografering och filmning
Ibland kan fotografering och filmning ske på våra evenemang. Dessa kan komma att användas i trycksaker, på webben eller i annat kommersiellt material.

×

Personuppgiftsbehandling och GDPR

Summit and Friends AB:s policy för personuppgiftsbehandling, GDPR

Inledning

Summit and Friends AB (”SnF”) samlar in personlig information om dig (B2B, med andra ord dina kontaktuppgifter till dig som yrkesperson) och använder uppgifterna i syfte att hjälpa dig att komma i kontakt med framtida intressanta bloggar, nätverk, konferenser och utbildningar. SnF värnar om din personliga integritet och vår målsättning är att du ska känna dig säker på att dina personuppgifter behandlas korrekt. Det är helt frivilligt så det är viktigt att ni meddelar oss om ni inte vill kvarstå.

Vilka personuppgifter som behandlas

Personuppgifter är varje upplysning som direkt eller indirekt kan identifiera en levande, fysisk person. De personuppgifter hänförliga till dig som SnF behandlar är dels de som du själv lämnar till oss, t.ex. när du anmäler dig till nyhetsbrev eller bokar dig och dina kollegor på någon av våra aktiviteter. Uppgifterna är B2B och består primärt av namn, din e-postadress till arbete, jobbadress, preferenser och information om de aktiviteter du deltagit på.

De personuppgifter som vi inhämtar från andra kan bestå av uppgifter av andra databaser som tillhandahåller information eller de uppgifter som är öppna av er arbetsgivare.

Hur personuppgifterna används och för vilka ändamål

Dina personuppgifter kommer att behandlas för att kunna bidra med kunskap inom ditt område i form av att skicka ut matnyttig information och marknadsföra våra tjänster. Det innebär bland annat att de kommer användas i syfte att förbättra dina karriärmöjligheter och presentera dig för intressanta konferenser och nätverk. Du kommer få riktade mail som skickas till dig. Vi kan också komma att behandla personuppgifterna för att kontakta dig i informations- eller marknadsföringssyfte. Det kan t.ex. röra sig om undersökningar, eventförfrågningar eller informations- och tjänsterelaterad kommunikation, inklusive viktiga säkerhetsuppdateringar. I samband med event kan dina personuppgifter också användas för att skapa deltagarlistor och namnbrickor.

Vi kan även behandla dina uppgifter för att förbättra våra webbplatser samt för att skapa anonymiserade undersökningar. Uppgifterna är i dessa fall aggregerade, vilket innebär att du inte kan identifieras genom dem.

Laglig grund

SnF behandlar alltid dina personuppgifter i enlighet med tillämplig lagstiftning. Vi behandlar dina personuppgifter om vi har ett legitimt och berättigat intresse, t.ex. ett intresse av att kunna kommunicera med dig samt för att få marknadsföra oss och utveckla våra tjänster.

Utlämnande av personuppgifterna

I samband med event syns ditt namn, arbetsgivare och i vissa fall din arbetsplatsmail. SnF ingår partneravtal, exempelvis för IT-tjänster. Dessa partners kan komma att få del av dina personuppgifter men enbart genom Namn och Organisation. SnF har ingått avtal med dessa partners för att tillförsäkra att dina personuppgifter behandlas konfidentiellt och skyddas med lämpliga säkerhetsåtgärder och i enlighet med denna policy. När vi anlitar partners utanför EU/EES säkrar vi att dina uppgifter skyddas på ett adekvat sätt, t.ex. genom att ett dataöverföringsavtal tecknas med den leverantör som får åtkomst till uppgifterna. Vi delar även med oss av sammanställd anonym information om besökare till våra webbplatser till kunder, partners, andra webbplatsbesökare och andra tredje parter så att de kan förstå webbplatsernas typer av besökare och hur dessa besökare använder webbplatserna. Vi kan även behöva lämna ut uppgifter som myndigheter begär att få del av. Slutligen kan vi komma att lämna ut personuppgifterna till tredje part som förvärvar SnF, oavsett om detta görs genom fusion, sammanslagning eller förvärv av hela eller en väsentlig del av våra tillgångar. Vid händelse av att vi blir föremål för konkursförfarande, oavsett om frivilligt eller ofrivilligt, kan vi eller utsedd likvidator, administratör, mottagare eller administrativ mottagare sälja, licensiera eller på annat sätt disponera över sådan information i en transaktion som godkänts av domstol.

Lagring av dina personuppgifter

Dina personuppgifter lagras bara så länge som krävs för att vi ska kunna administrera avtalet med dig, eller så länge som vi måste lagra dem enligt lag. Därefter raderas de i enlighet med SnF gallringsrutin.

Vid varje mejlutskick finns det möjlighet att avregistrera sig från framtida utskick.

SnF kan när som helst radera all information i databasen. Det krävs inget samtycke från kandidatens sida om SnF önskar ta bort all information.

Viktig information

Våra webbplatser är inte avsedd för barn under 18 år. SnF kommer därmed inte medvetet att samla in personuppgifter rörande minderåriga.

Policyns räckvidd

Våra webbplatser innehåller länkar till andra webbplatser över vilka vi inte har någon kontroll. Vi ansvarar inte för de andra webbplatser som du väljer att besöka genom länkar från våra webbplatser och de integritetspolicys eller metoder för behandling av personuppgifter som används där. Vi rekommenderar dig att se över dessa andra webbplatsers integritetspolicys så att du förstår hur de insamlar, använder och delar med sig av dina personuppgifter.

Dina rättigheter

Du har vissa rättigheter i förhållande till SnF, i egenskap av personuppgiftsansvarig för bolagets behandlingar av dina personuppgifter. Du har följande rättigheter enligt tillämplig personuppgiftslagstiftning:

Rätt till information – en rätt att få bekräftelse på och information om din personuppgiftsbehandling. Det du fyller i samband med din ansökan kan du även uppdatera. M a o påverkar du det själv.

Rätt till rättelse – en rätt att få felaktiga uppgifter rättade. Du kan själv uppdatera merparten av all information.

Rätt till radering – en rätt att få uppgifter borttagna. Denna rätt är begränsad till sådana uppgifter som enligt lag endast får behandlas med ditt samtycke, om du tar tillbaka samtycket och motsätter dig behandlingen.

Rätt till begränsad behandling – en rätt att kräva att personuppgiftsbehandlingen begränsas, exempelvis om du motsätter dig uppgifters riktighet.

Rätt till dataportabilitet – en rätt att kräva att personuppgifter flyttas från en personuppgiftsansvarig till annan. Denna rättighet är begränsad till uppgifter som du själv tillhandahållit oss.

Rätt att göra invändningar – en rätt att i vissa fall invända mot behandling som sker med stöd av en intresseavvägning. Du kan när som helst kontakta oss för att utöva någon av rättigheterna ovan. Kontaktuppgifter hittar du längst ned i denna policy. En begäran om åtkomst till personuppgifter besvaras inom lagstadgad tidsperiod. Om du bedömer att vår behandling av dina personuppgifter inte sker i enlighet med dataskyddsförordningen, har du även rätt att klaga till Datainspektionen, som är behörig tillsynsmyndighet.

Förändringar av denna policy

Om vi bestämmer oss för att göra betydande ändringar av innehållet i denna policy, kommer vi, när så krävs, att kontakta dig genom den e-postadress som vi har registrerad. Vi kommer även att anslå dylika förändringar genom ett väl synligt meddelande på webbplatsen så att du alltid vet vad för slags uppgifter vi samlar in, hur vi kan komma att använda dessa uppgifter och till vem vi lämnar ut dem.

Kontaktuppgifter

Om du har några frågor kring denna policy eller vill utöva någon av dina rättigheter ovan, var god kontakta oss via någon av nedanstående kontaktvägar:

Summit and Friends AB
Att: Dataskyddsombudet,
Dalagatan 7,
111 23 Stockholm

Dataskyddsombud: sara.messa@summitandfriends.se, 0732 06 44 71

Partners


Vill du också bli partner? Kontakta evelina.sewerin@summitandfriends.se för att gemensamt skapa ett upplägg som passar just er verksamhet.

Delphi
ÅF vit

Program 6 mars 2019


Program Konferens

 
6 mars

 
Bryggarsalen

 
8:30-17:00

08.30 Registrering & kaffe
09.00 Moderatorn inleder
09.10 Skatteverket
09.50 Tillitsdelegationen
10.30 Kafferast
11.00 Karlstads kommun
11.40 Nacka kommun
12.20 Lunch

13.20 Eslövs kommun
14.00 Statens servicecenter
14.40 Fika
15.10 Metamatrix
15.50 Kriminalvården
16.30 After work-mingel
17.30 Konferensen slut

Program Workshop

 
7 mars

 
Dalagatan 7

 
8:30-16:15

08:30 Registrering och frukost
09:00 
Workshop
10:20 
Fika
10:40 
Workshopen fortsätter
12:00 Lunch

13:00 Workshopen fortsätter
14:20 
Fika
14:40 
Workshopen fortsätter
16:00 Summering
16:15 Avslut

Program


Program Konferens
7 mars, Stockholm

 
6 mars

 
Bryggarsalen

 
08:30- 17:30

09.00 Moderatorn inleder
09.10 Skatteverket
09.50 Tillitsdelegationen
10.30 Kafferast
11.00 Karlstads kommun
11.40 Nacka kommun

12.20 Lunch

13.20 Eslövs kommun
14.00 Statens servicecenter
14.40 Fika
15.10 Metamatrix
15.50 Kriminalvården
16.30 After work-mingel
17.30 Konferensen slut

Program Workshop
7 november, Stockholm

 
7 nov

 
Dalagatan 7

 
08:30- 16:15

08:30 Registrering och frukost
09:00 
Workshop
10:20 
Fika
10:40 
Workshopen fortsätter
12:00 Lunch
13:00 
Workshopen fortsätter
14:20 
Fika
14:40 
Workshopen fortsätter
16:00 Summering
16:15 Avslut

Mötesplats

Har du bokat konferens och/eller workshop?
Se var de äger rum genom att klicka på respektive ikon nedan
  • Konferens

    Konferensen håller till på Bryggarsalen
    Norrtullsgatan 12N, 102 35 Stockholm
    Närmsta tunnelbanestation: Odenplan
    För vägbeskrivning klicka här

  • Workshop

    Workshopen håller till på Dalagatan 7, Stockholm
    Närmsta tunnelbanestation: T-centralen eller Rådmansgatan
    För vägbeskrivning klicka här

Kontakt

Tveka inte över att kontakta mig
om du har några frågor!

Evelina Sewerin
Projektledare

Telefon: 0791000118
Mail: evelina.sewerin@summitandfriends.se

 

Mötesplats


Har du bokat konferens och/eller workshop?
Se var de äger rum genom att klicka på respektive ikon nedan.
  • Konferens

    Konferensen håller till på Bryggarsalen
    Norrtullsgatan 12N, 102 35 Stockholm
    Närmsta tunnelbanestation: Odenplan
    För vägbeskrivning klicka här

  • Workshop

    Workshopen håller till på Dalagatan 7, Stockholm
    Närmsta tunnelbanestation: T-centralen eller Rådmansgatan
    För vägbeskrivning klicka här

Kontakt


Tveka inte att höra av dig om du har några frågor!

Evelina Sewerin
Projektledare

Telefon: 079-1000118
Mail: evelina.sewerin@summitandfriends.se

Om Konferensen

Under konferensen får du ta del av hur andra organisationer arbetar med att utveckla sina administrativa processer och skapa rätt förutsättningar för effektivitet och kvalitet.

Du får bland annat ta del av hur din roll påverkas av EU:s nya Webbtillgänglighetsdirektiv som trädde i kraft 1 januari 2019, Eslövs arbete med kartläggning av administrativa processer samt lyssna till möjligheterna med robotisering för en effektiv administration.

Utöver detta blir det fördjupande workshop, konstruktiva diskussioner mellan olika professioner samt möjlighet att utbyta erfarenheter med deltagare från olika delar av landet.

DSC_0056

Om workshopen

På workshopen går vi tillsammans igenom och diskuterar frågor som rör GDPR:s påverkan på administrativa processer

• Vad innebär GDPR för den framtida administrationen?
• Hur kan ni arbeta effektivt och samtligt förenligt med GDPR?
• Vilka är de främsta utmaningarna och hur ser lösningarna ut?
• Kunskaper och erfarenheter i förändringsarbete

Workshopledare: Ängla Eklund, Associate, Advokatfirman Delphi

Om Konferensen

Både forskare, experter och förtroendevalda är kritiska till den allt större administrativa bördan inom offentlig sektor. Kostnadseffektivitet och kvalitetsutveckling står på spel när en allt större del av arbetsdagen består av administrativa uppgifter utöver kärnverksamheten. Hur kan du som arbetar inom administration ta till vara på digitaliseringen för att utveckla och förbättra de administrativa processerna?

Konferensen hålls den 6 november på Bryggarsalen i Stockholm.

Om workshopen

På workshopen går vi tillsammans igenom och diskuterar frågor som rör GDPR:s påverkan på administrativa processer

• Vad innebär GDPR för den framtida administrationen?
• Hur kan ni arbeta effektivt och samtligt förenligt med GDPR?
• Vilka är de främsta utmaningarna och hur ser lösningarna ut?
• Kunskaper och erfarenheter i förändringsarbete

Workshopledare: Ängla Eklund, Associate, Advokatfirman Delphi

Workshopen hålls den 7 mars i Stockholm.

Gemensam målbild för det interna kundmötet – vad vinner vi på det?

Kristina Leve, enhetschef tjänsteutvecklingsenheten, administrativa avdelningen, Skatteverket

“Jag brinner för att samla organisationen i att tänka enhetligt om den interna kunden”

Skatteverket arbetar mycket med att underlätta vardagen för sina kunder, det vill säga medborgarna. Ett exempel är de många olika sätt det numera går att deklarera på, med nu runt 80% som deklarerar digitalt. Men hur arbetar Skatteverket med att stötta den interna kunden, det vill säga kollegorna på alla kontor och avdelningar runt om i landet?

Kristina Leve är enhetschef för tjänsteutvecklingsenheten på administrativa avdelningen och arbetar dagligen med att skapa förutsättningar för att underlätta för sina kollegor på Skatteverket. Kan vi vinna något på att sätta upp en målbild för det interna kundmötet? Hur enas man om en enhetlig målbild tvärs över alla stuprör? Och går det att nå den? Runt dessa frågor kommer Kristina att resonera under sitt talarpass.

EU:s webbtillgänglighetsdirektiv – Ny lag om tillgänglighet till digital offentlig service – Är din organisation redo?

Pär Lannerö, expert inom webbtillgänglighet på Metamatrix AB

Utifrån EU:s så kallade webbtillgänglighetsdirektiv har regeringen tillsatt en ny lag som trädde i kraft den 1 januari 2019. Det innebär att webbplatser och appar i offentlig sektor ska göras mer tillgängliga för användare, särskilt personer med funktionsnedsättning. Det betyder i praktiken till exempel att videoinspelningar ska vara textade och syntolkade, och att hjälpmedel som bland annat skärmläsare ska kunna användas. Även innehåll i PDF-filer och innehåll som myndigheterna sprider genom till exempel sociala medier kan beröras. Om myndigheter gör undantag för krav som är oskäligt betungande ska medborgare under vissa förutsättningar kunna begära ut tillgängliga alternativ

Under denna presentation kommer du att få ta del av:

• En introduktion till digital tillgänglighet
• En översikt av webbdirektivet och den svenska regeringens lagförslag
• Några konkreta tips på hur ni kan komma igång med förberedelserna för att uppfylla de nya lagkraven
• Anpassning tll människor med funktionsnedsättning

Effektiviserade digitala administrationsprocesser genom centraliserade administratörer – Frigör tid åt kärnverksamheten

Joacim Trybom, chef, Kriminalvårdens servicecenter

 

“Anställ fler administratörer och staten effektiviseras. […] En ökad satsning på administratörer avlastar Kriminalvårdens medarbetare och chefer så att de kan ägna sig åt kärnverksamheten – att minska återfall i brott”

Kriminalvårdens organisation är resursintensiv med närmare 10 000 anställda, 100 olika schemavarianter och den största delen av verksamheten sker 24/7, 365 dagar om året. Kriminalvårdens servicecenter startades 2015 i syftet att avlasta de administrativa sysslorna från kriminalvårdare och chefer så att de kan fokusera på de uppgifter de är anställda för. Med andra ord; de som är proffs på kriminalvård sköter vården av kriminella och de som är proffs på administration sköter de administrativa sysslorna. Varje tiondels procentenhet effektivitetsförbättring är strategiskt viktig och frigör resurser som kan komma kärnverksamheten till gagn. Inom Kriminalvården är detta synsätt en självklarhet, ett fenomen som dock inte vara lika vanligt inom statsförvaltningen.

Kartläggning av problemområden –
en mindre kommuns resa mot mer effektiv administration

Johanna Brahed, HR-samordnare, Eslövs kommun

“Så vad har vi gjort? Undersökt arbetstidens fördelning och frågat cheferna hur de upplever sin administration. I projektet har cheferna själva fått vara med och ange var de upplever att det finns administrativa buggar. […] Ingen administration är onödig, men det kan alltid göras mer effektivt.”

Eslöv är en del av SKL:s projekt “Förenklad och effektivare administration”, ett nätverk med åtta kommuner i södra Sverige. Administration ses i Eslövs kommun i stor utsträckning som nödvändig och kan heller inte på ett enkelt sätt omfördelas. Omfördelningen i kommunen begränsas bland annat av vad som är bundet till chefen, vad som chefen själv bedömer är chefens roll och andelen administrativt stöd. Ett väldigt vanligt fenomen i kommuner och myndigheter runt om i landet. Under konferensen berättar Johanna om vikten av att även som mindre kommun kartlägga och effektivisera problemområden i de administrativa processerna.

• Utgångspunkten: Att identifiera förbättringsområden för att i nästa steg kunna effektivisera administration för första linjens chefer i kommunen.
• Hur involverar man ansvariga enheter (IT, HR, Ekonomi) utifrån projektets kartläggning, så att de kan jobba vidare utifrån sin sakkunskap?
• Vi behöver jobba tillsammans för att förbättras tillsammans, för att på så sätt kunna lyfta administrativa problem/buggar till rätt person

Digitaliserad administration – ett stöd för en tillitsbaserad styrning

Mattias Fogelgren, utredningssekreterare, Tillitsdelegationen, Regeringskansliet

• Uppdraget: att främja tillitsbaserad styrning i statsförvaltningen
• Förenklade och digitaliserade administrationsprocesser

Idag går alltför mycket tid för lärare, socialsekreterare, kommuntjänstemän och vårdpersonal till administration. Digitaliseringen har potential att underlätta administrationen och förbättra välfärdstjänster, men det finns också risker. I det huvudbetänkande Tillitsdelegationen släppte 14 juni diskuterar vi och lägger förslag kring administrationens roll och risker/möjligheter med digitaliseringen.

Tillitsdelegationens definition i SOU 2017:56.

“Administrativ börda, Det finns inte en entydig bild om vad administration är och det är dessutom olika för verksamheter och specialiteter. Men administrativ börda är när kraven på dokumentation, mätning och uppföljning tar för mycket tid och kraft från verksamhetens centrala uppgifter.”

Möjligheter med robotisering och övrig digitalisering inom servicecenter

Mathias Åsander, divisionschef myndighetsservice, Statens servicecenter

“Vi ska driva ett servicecenter där vi själva vill vara kunder […] Om våra kunders behov kräver förbättring ska vi arbeta för det och inte nöja oss med dagens lösningar.”

Robotisering av produktion i den svenska industrin har pågått i många år. Nu pågår en liknande teknisk revolution inom tjänstesektorn. Administrativa uppgifter tas över av robotar inom alla industrier. RPA (Robotics Process Automation) är en naturlig startpunkt när det kommer till robotisering, men hur ser den framtida kopplingen till AI ut? Och hur kommer framtidens automatisering att påverkar organisationers medarbetare och ledarskap? Det är en verklig omvandling och det är viktigt att dagens medarbetare inte ser robotar som ett hot utan som nya digitala kollegor. Fokuset framåt för Statens servicecenter nu är att nyttja digitaliseringens möjlighet till ökad kundnytta och effektivitet. Ändamålsenliga system är trots allt grunden för att kunna leverera effektiva digitala tjänster.

Den digitala kommunen – vad är målet och hur kommer vi dit?

Mats Bohman, fd administrativ direktör, Nacka kommun

Tre digitaliseringsprocesser som har förenklat den administrativa bördan i Nacka kommun:

  1. Robot och e-tjänst för hanteringen av försörjningsstöd
  2. Digitala tjänster och verksamhetssystem på samma ställe inom överförmyndarenheten
  3. E-tjänstsystem som en del i digital hantering av ärenden

Hur ska man verkligen dra nytta av digitaliseringens möjligheter för att bygga en effektivare kommunal service som har medborgaren i fokus? Det är vanligt förekommande i kommun- och myndighets-Sverige att fokuset ligger på att göra det enkelt som möjligt för medarbetarna. Detta är naturligtvis inte fel, men var är fokuset på medborgaren? I Nacka arbetar man aktivt för att bygga upp ett kund-/medborgarfokus i kommunen. Administration ska vara enkelt för alla som nyttjar den – både medborgare och medarbetare.

Mats Bohman var mellan 2005 och 2018 administrativ direktör i Nacka (numer trafik- och naturdirektör), en inte allt för vanlig befattning inom offentlig sektor, men en roll som gett Mats utrymme att verkligen sätta sig in i de olika administrativa utmaningar som finns inom kommunen. Under talarpasset berättar han om vilka lösningar som fungerar och hur han ser på ledarskapets viktiga del i att skapa engagemang för förändring.

Samverkan med målet om snabbare och effektivare utveckling med en lägre kostnad –
Hur fungerar det i praktiken?

Ann Otto Nemes, utvecklingsdirektör, Karlstads kommun

Genomgång av case om den gemensamma drifts- och servicenämnden i Värmland

– Lägre kostnader
– Mer effektiv administration

2010 bildades den gemensamma drifts- och servicenämnden i Värmland. Karlstads kommun är värdkommun för samverkan. Länets samtliga kommuner, 16 stycken, är med som parter i nämnden och Landstinget i Värmland. Att finna samverkan med målet att sänka driftkostnader, driva gemensamma utvecklingsprojekt som gynnar alla parter och samtidigt ökar både kvaliteten och effektivitet är nämndens gemensamma mål. Har vi åstadkommit våra mål? Vad har varit framgångsfaktorer och vilka hinder finns och har funnits på vägen?

Effektivare planering erik-och-emma
och markanvisningsprocess för snabbare bostadsbyggande

Erik Skagerlund, exploateringsstrateg & Emma Gren, planarkitekt, Örebro kommun

• Digital och fullt tillgänglig översiktsplan
• Örebromodellen – Bostäder och verksamheter på kommunal mark, ingen extern kund
• Förtätningsprojekt för att inte sprida ut staden

Hur ser bostadsförsörjningen ut i din kommun? Hur kan du arbeta mer effektivt och strategiskt med planering, exploatering och markanvisning för att möta behoven? Örebro kommun har under de senaste åren lidit av bostadsbrist, men genom hårt och smart arbete lyckats med att minska glappet i bostadsförsörjningen. Under 2016 byggde kommunen mest bostäder per invånare, jämfört med andra stora kommuner. Både Erik och Emma har lång erfarenhet av att arbeta strategiskt med bostadsförsörjningsfrågor. Under talarpasset delar de med sig av Örebros framgångsfaktorer för att möta det stora behovet av bostäder i kommunen.

Gemensam målbild för det interna kundmötet – vad vinner vi på det?

Kristina Leve, enhetschef tjänsteutvecklingsenheten, administrativa avdelningen, Skatteverket

“Jag brinner för att samla organisationen i att tänka enhetligt om den interna kunden”

Skatteverket arbetar mycket med att underlätta vardagen för sina kunder, det vill säga medborgarna. Ett exempel är de många olika sätt det numera går att deklarera på, med nu runt 80% som deklarerar digitalt. Men hur arbetar Skatteverket med att stötta den interna kunden, det vill säga kollegorna på alla kontor och avdelningar runt om i landet?

Kristina Leve är enhetschef för tjänsteutvecklingsenheten på administrativa avdelningen och arbetar dagligen med att skapa förutsättningar för att underlätta för sina kollegor på Skatteverket. Kan vi vinna något på att sätta upp en målbild för det interna kundmötet? Hur enas man om en enhetlig målbild tvärs över alla stuprör? Och går det att nå den? Runt dessa frågor kommer Kristina att resonera under sitt talarpass.

EU:s webbtillgänglighetsdirektiv – Ny lag om tillgänglighet till digital offentlig service – Är din organisation redo?

Pär Lannerö, expert inom webbtillgänglighet på Metamatrix

Utifrån EU:s så kallade webbtillgänglighetsdirektiv har regeringen tillsatt en ny lag som trädde i kraft den 1 januari 2019. Det innebär att webbplatser och appar i offentlig sektor ska göras mer tillgängliga för användare, särskilt personer med funktionsnedsättning. Det betyder i praktiken till exempel att videoinspelningar ska vara textade och syntolkade, och att hjälpmedel som bland annat skärmläsare ska kunna användas. Även innehåll i PDF-filer och innehåll som myndigheterna sprider genom till exempel sociala medier kan beröras. Om myndigheter gör undantag för krav som är oskäligt betungande ska medborgare under vissa förutsättningar kunna begära ut tillgängliga alternativ

Under denna presentation kommer du att få ta del av:

• En introduktion till digital tillgänglighet
• En översikt av webbdirektivet och den svenska regeringens lagförslag
• Några konkreta tips på hur ni kan komma igång med förberedelserna för att uppfylla de nya lagkraven
• Anpassning tll människor med funktionsnedsättning

Effektiviserade digitala administrationsprocesser genom centraliserade administratörer – Frigör tid åt kärnverksamheten

Joacim Trybom, chef, Kriminalvårdens servicecenter

 

“Anställ fler administratörer och staten effektiviseras. […] En ökad satsning på administratörer avlastar Kriminalvårdens medarbetare och chefer så att de kan ägna sig åt kärnverksamheten – att minska återfall i brott”

Kriminalvårdens organisation är resursintensiv med närmare 10 000 anställda, 100 olika schemavarianter och den största delen av verksamheten sker 24/7, 365 dagar om året. Kriminalvårdens servicecenter startades 2015 i syftet att avlasta de administrativa sysslorna från kriminalvårdare och chefer så att de kan fokusera på de uppgifter de är anställda för. Med andra ord; de som är proffs på kriminalvård sköter vården av kriminella och de som är proffs på administration sköter de administrativa sysslorna. Varje tiondels procentenhet effektivitetsförbättring är strategiskt viktig och frigör resurser som kan komma kärnverksamheten till gagn. Inom Kriminalvården är detta synsätt en självklarhet, ett fenomen som dock inte vara lika vanligt inom statsförvaltningen.

Kartläggning av problemområden –
en mindre kommuns resa mot mer effektiv administration

Johanna Brahed, HR-samordnare, Eslövs kommun

“Så vad har vi gjort? Undersökt arbetstidens fördelning och frågat cheferna hur de upplever sin administration. I projektet har cheferna själva fått vara med och ange var de upplever att det finns administrativa buggar. […] Ingen administration är onödig, men det kan alltid göras mer effektivt.”

Eslöv är en del av SKL:s projekt “Förenklad och effektivare administration”, ett nätverk med åtta kommuner i södra Sverige. Administration ses i Eslövs kommun i stor utsträckning som nödvändig och kan heller inte på ett enkelt sätt omfördelas. Omfördelningen i kommunen begränsas bland annat av vad som är bundet till chefen, vad som chefen själv bedömer är chefens roll och andelen administrativt stöd. Ett väldigt vanligt fenomen i kommuner och myndigheter runt om i landet. Under konferensen berättar Johanna om vikten av att även som mindre kommun kartlägga och effektivisera problemområden i de administrativa processerna.

• Utgångspunkten: Att identifiera förbättringsområden för att i nästa steg kunna effektivisera administration för första linjens chefer i kommunen.
• Hur involverar man ansvariga enheter (IT, HR, Ekonomi) utifrån projektets kartläggning, så att de kan jobba vidare utifrån sin sakkunskap?
• Vi behöver jobba tillsammans för att förbättras tillsammans, för att på så sätt kunna lyfta administrativa problem/buggar till rätt person

Digitaliserad administration – ett stöd för en tillitsbaserad styrning

Mattias Fogelgren, utredningssekreterare, Tillitsdelegationen, Regeringskansliet

• Uppdraget: att främja tillitsbaserad styrning i statsförvaltningen
• Förenklade och digitaliserade administrationsprocesser

Idag går alltför mycket tid för lärare, socialsekreterare, kommuntjänstemän och vårdpersonal till administration. Digitaliseringen har potential att underlätta administrationen och förbättra välfärdstjänster, men det finns också risker. I det huvudbetänkande Tillitsdelegationen släppte 14 juni diskuterar vi och lägger förslag kring administrationens roll och risker/möjligheter med digitaliseringen.

Tillitsdelegationens definition i SOU 2017:56.

“Administrativ börda,

Det finns inte en entydig bild om vad administration är och det är dessutom olika för verksamheter och specialiteter. Men administrativ börda är när kraven på dokumentation, mätning och uppföljning tar för mycket tid och kraft från verksamhetens centrala uppgifter.”

Möjligheter med robotisering och övrig digitalisering inom servicecenter

Mathias Åsander, divisionschef myndighetsservice, Statens servicecenter

“Vi ska driva ett servicecenter där vi själva vill vara kunder […] Om våra kunders behov kräver förbättring ska vi arbeta för det och inte nöja oss med dagens lösningar.”

Robotisering av produktion i den svenska industrin har pågått i många år. Nu pågår en liknande teknisk revolution inom tjänstesektorn. Administrativa uppgifter tas över av robotar inom alla industrier. RPA (Robotics Process Automation) är en naturlig startpunkt när det kommer till robotisering, men hur ser den framtida kopplingen till AI ut? Och hur kommer framtidens automatisering att påverkar organisationers medarbetare och ledarskap? Det är en verklig omvandling och det är viktigt att dagens medarbetare inte ser robotar som ett hot utan som nya digitala kollegor. Fokuset framåt för Statens servicecenter nu är att nyttja digitaliseringens möjlighet till ökad kundnytta och effektivitet. Ändamålsenliga system är trots allt grunden för att kunna leverera effektiva digitala tjänster.

Den digitala kommunen – vad är målet och hur kommer vi dit?

Mats Bohman, fd administrativ direktör, Nacka kommun

Tre digitaliseringsprocesser som har förenklat den administrativa bördan i Nacka kommun:
  1. Robot och e-tjänst för hanteringen av försörjningsstöd
  2. Digitala tjänster och verksamhetssystem på samma ställe inom överförmyndarenheten
  3. E-tjänstsystem som en del i digital hantering av ärenden
Hur ska man verkligen dra nytta av digitaliseringens möjligheter för att bygga en effektivare kommunal service som har medborgaren i fokus? Det är vanligt förekommande i kommun- och myndighets-Sverige att fokuset ligger på att göra det enkelt som möjligt för medarbetarna. Detta är naturligtvis inte fel, men var är fokuset på medborgaren? I Nacka arbetar man aktivt för att bygga upp ett kund-/medborgarfokus i kommunen. Administration ska vara enkelt för alla som nyttjar den – både medborgare och medarbetare.
Mats Bohman var mellan 2005 och 2018 administrativ direktör i Nacka (numer trafik- och naturdirektör), en inte allt för vanlig befattning inom offentlig sektor, men en roll som gett Mats utrymme att verkligen sätta sig in i de olika administrativa utmaningar som finns inom kommunen. Under talarpasset berättar han om vilka lösningar som fungerar och hur han ser på ledarskapets viktiga del i att skapa engagemang för förändring.

Samverkan med målet om snabbare och effektivare utveckling med en lägre kostnad –
Hur fungerar det i praktiken?

Ann Otto Nemes, utvecklingsdirektör, Karlstads kommun

Genomgång av case om den gemensamma drifts- och servicenämnden i Värmland

– Lägre kostnader
– Mer effektiv administration

2010 bildades den gemensamma drifts- och servicenämnden i Värmland. Karlstads kommun är värdkommun för samverkan. Länets samtliga kommuner, 16 stycken, är med som parter i nämnden och Landstinget i Värmland. Att finna samverkan med målet att sänka driftkostnader, driva gemensamma utvecklingsprojekt som gynnar alla parter och samtidigt ökar både kvaliteten och effektivitet är nämndens gemensamma mål. Har vi åstadkommit våra mål? Vad har varit framgångsfaktorer och vilka hinder finns och har funnits på vägen?

GDPR i administrativa processer och system

I och med digitaliseringen och nya integritetsskyddslagstiftningen GDPR påverkas majoriteten av alla företag, myndigheter och organisationer. För de som arbetar som administratörer, sekreterare, chefsadministratörer, och administrativa chefer innebär detta nya arbetssätt och praktiska förändringar avseende administration, mailhantering, lönehantering med mera. Ett stärkt skydd för integriteten och en ökad medvetenhet kring er behandling av personuppgifter är något som ska genomsyra hela organisationen och varje beslut. Detta innebär att vikten av kunskap kring dataskyddslagstiftning är ett viktigt steg i er organisations framtida arbete.

För vem: Workshopen riktar sig till dig som arbetar som administratör, chefsadministratör, sekreterare eller har ett arbete som är starkt kopplat till administrativa processer i övrigt.

Under workshopen kommer vi arbeta med vanliga frågeställningar rörande GDPR, praktiska exempel och checklistor att ta med från workshopen.

Vi kommer bland annat att behandla följande frågor:

• Vad innebär GDPR för den framtida administrationen?
• Hur kan ni arbeta effektivt och samtligt förenligt med GDPR?
• Vilka är de främsta utmaningarna och hur ser lösningarna ut?
• Kunskaper och erfarenheter i förändringsarbete

Workshopledare: Ängla Eklund, Associate, Advokatfirman Delphi

 

ÄnglaDelphi_logo_cmyk_black