Haninge kommun har startat ett samverkansprojekt som nu är i full gång och tillsammans med flera andra kommuner, landsting och myndigheter, däribland Göteborg stad och eSamverka. Målet med projektet utgår från att öka samverkan inom offentlig sektor genom att förenkla sättet som kommuner, myndigheter och landsting kan utbyta information. Jag har pratat med Jeanette Thorell, CIO på Haninge kommun och Ann-Louise Ekestubbe, lead information architect på Göteborgs stad mitt under deras samverkansträff i Göteborg. Vi hade ett spännande samtal om hur offentlig sektor måste börja samverka mer och vilka förutsättningar som då krävs för att kunna göra detta, i form av informationsutbyte och gemensamma standards. Att öka graden av samverkan inom offentlig sektor är en av nycklarna till ett fortsatt framgångsrikt digitaliseringsarbete.

Kan ni beskriva lite mer ingående hur arbetet med projektet har sett ut och vad det handlar om?

För två år sedan startades detta projektet upp som en del i hur offentlig sektor ska digitaliseras och nå den nivå som idag kravställs. Haninge kommun startade ett samverkansarbete när de insåg att arbetet med Öppen data pågick som parallella projekt i flera kommuner. Målbilden för dessa projekt var snarlika, syftet var att skapa kvalitetssäkrade masterdata eller grunddata för fem informationsområden; Person, Roll, Organisation, Geografi och Tjänst. Detta är information som offentlig sektor utbyter mellan sig ofta, varför det är så viktigt att fokusera på att underlätta och möjliggöra informationsutbytet och samverkan inom dessa områden. Det finns exempelvis idag inget standardiserat underlag för att beskriva tjänsterna som erbjuds inom en kommun eller myndighet, och det finns en stor potential i att ha en nationell mappning för att underlätta och effektivisera. Vi kan jämföra med bankernas clearing och kontonummer, det ser likadant ut överallt.

Vi har tillsammans arbetat för att komma fram till en gemensam standard som vi alla kan enas om för dessa fem områdena. Vi är alla eniga om att det hade inneburit en enorm förenkling för informationsutbytet inom offentlig sektor. I förlängningen arbetar vi ur ett medborgarperspektiv för att man ska kunna gå sömlöst från en kommun till en annan, till en myndighet och så vidare.

Var står ni med projektet idag och vad kommer fokus ligga på framåt? Vilka synergieffekter och resultat hoppas ni kunna skapa i och med arbetet ni nu gör?

Efter att ha samlat alla de organisationer som är delaktiga i projektet enades vi om en informationsmodell som vi ansåg var bäst lämpad att fortsätta med. Nu behöver vi plats att provköra modellen utifrån informationen som ligger lagrad i alla system. Detta kommer göras av Göteborg stad som kommer testköra hur användaren hämtar och lämnar information mellan sina olika system såsom lönesystem eller skolsystem, som oftast ser likadana ut i alla kommuner.  Vi skapar alltså en databas där vi länkar data, detta blir en stor kärna av denna viktiga information som vi återanvänder både internt och externt. Om sedan modellen fungerar ihop med tekniken då har vi en fantastisk möjlighet att rakt av kopiera detta rätt över alla kommuner i Sverige.

Vilka tre saker skulle ni vilja lyfta fram som framgångsfaktorer för projektet?

  1. Digitalisering är en lagsport. Det är otroligt viktigt att våga samverka och inte köra på vid sidan av så som man tidigare har gjort, detta är centralt för att ett projekt som detta ska lyckas. Det är något som vi verkligen har arbetat aktivt för inom detta projektet, alla som är involverade i projektet bidrar till dess framgång. Samverkan har spelat en central roll och varit en förutsättning för att vi har kunnat fortskrida med arbetet.
  2. Sedan måste man vara modig och våga ta action. Det är viktigt att man vågar ifrågasätta genom hela resan för att nå fram till det bästa resultatet, vi gör detta ihop med resten av Sverige.
  3. Den här typen av projekt tar tid och inom offentlig sektor måste vi skapa förutsättningar för att kunna fortsätta detta arbetet på sikt och att det skapar ett värde. Därför krävs det en uthållighet för att kontinuerligt driva på framåt.

Vi ser att detta projektet kan spara mycket pengar för offentlig sektor genom att vi enas om en lösning istället för att kommuner, landsting och myndigheter sitter på varsin kammare och försöker utveckla en egen lösning. Vi vinner så otroligt mycket på att samverka istället. Genom att enas blir vi mer kostnadseffektiva och får en högre kvalité på datan i våra system. På sikt skapar det också synergieffekter för medborgaren eftersom vi tar det perspektivet framför ett organisationsperspektiv.

Hur ska resten av det offentliga Sverige haka på detta projektet?

Vi anser att det viktigaste just nu är att det är någon som äger frågan, som håller i stafettpinnen och som driver på framåt. Exempelvis ansvarar idag Göteborg stad för att testköra och driva på frågorna kring en generisk modell medan Haninge kommun fokuserar på att skapa de bästa förutsättningarna för ett nationellt samarbete. I nästa steg kopplas det till en governance modell och förtydligar hur arbetet med information management bör gå till i offentlig sektor. eSamverka och Inera, är båda två viktiga strategiska parter för att kunna få genomslag inom hela offentlig sektor. De kommer kvalitetssäkra modellen och säkerställa att den håller inom all offentlig verksamhet. Sedan gäller det för andra organisationer inom offentlig sektor att hoppa på standarden som tagits fram och använda sig av den istället. Ju fler kommuner, myndigheter och landsting som ansluter sig, desto bättre resultat kommer det bli av projektet. Vi vill in i det längsta undvika att det finns flera olika modeller och att vi fortsätter arbeta i silos inom offentlig sektor.

Vad anser ni är de största utmaningarna idag när det kommer till informationsutbyte mellan kommuner och myndigheter?

Framförallt är det bristen på samverkan och tid och prioritering för samverkan. Alla organisationer inom offentlig sektor har mycket på agendan vilket gör att det inte alltid prioriteras. En framgångsfaktor är att det finns en mottagare och att det är någon som har stafettpinnen.

databas

Varför är det så viktigt just för offentlig sektor att arbeta med samverkan? Hur påverkar det digitaliseringen i stort?

För offentlig sektor så är digitaliseringen en överlevnadsfaktor. Vi har en viss summa pengar att röra oss med, skattepengar. Det sätter en press på oss att spendera varenda krona på bästa sätt. Därför behöver vi börja arbeta annorlunda och tillgodogöra oss de stora möjligheterna som digitaliseringen erbjuder, som exempelvis att kunna avlasta människor i de traditionella arbetena.

Vilka tips och råd på vägen skulle ni ge till andra organisationer inom offentlig sektor som också ser ett behov av att förbättra sin informationsstyrningsprocess?

Vi har ett tydligt råd och det är att utnyttja detta projektet som vi nu driver och inte starta upp något annat på egen kammare. Om en organisation väljer att stå utanför en standard som denna så kommer det att begränsa möjligheterna till samverkan för denna organisationen i det stora hela. Så vi vill verkligen uppmuntra alla organisationer inom offentlig sektor att haka på denna standard och det är något vi arbetar aktivt för att det ska göras tydligt och lättbegripligt.


Med det vill jag rikta ett stort tack till Jeanette och Ann-Louise för att de tog sig tiden att svara på lite frågor, ett minst sagt viktigt och spännande projekt som är igång nu. På konferensen Information Management – Offentlig Sektor den 30 maj så kommer Jeanette att gå in ännu mer på djupet kring framtidens informationsutbyte. 
Boka din plats här. Varmt välkommen!

talarbild-Li-1