Joacim Trybom jobbar för Kriminalvården och har varit med och startat upp samt drivit Kriminalvårdens Servicecenter. Resan var inte helt enkel, men i form av internservice för medarbetare och ökad tid för chefer och kriminalvårdare till kärnverksamheten så har resultaten varit alla till gagn.

Kriminalvårdens servicecenter startades 2015 i syftet att avlasta de administrativa sysslorna från kriminalvårdare och chefer så att de kan fokusera på de uppgifter de är anställda för. Med andra ord; de som är proffs på kriminalvård sköter vården av kriminella och de som är proffs på administration sköter de administrativa sysslorna.

Joacim, du nämnde för mig i vårat samtal att du arbetat större delen av ditt liv utomlands. Vad tog du med dig ifrån tiden i USA till Kriminalvårdens verksamhet?
Vikten av leverans – då jag jobbat inom privat industri i USA så har vikten av leverans av åtaganden, projekt etc. inom budget och tidsplan varit väldigt viktigt. Detta är en del av det jag tog med mig till Kriminalvården.

Det var många som skrattade när vi sa att vi skulle starta ett center på 8 månader i en myndighet utan att ha några medarbetare, processer eller lokaler på plats när projektet startade. Nu gick det som planerat – dock hade vi en del problem de första månaderna men efter lite justeringar och hårt arbete av medarbetarna, så kom vi på fötter inom ett par månader.

Kriminalvården har gjort ett gediget arbete med att centralisera administration processer. Hur har ni kunnat se att detta frigjort tiden för kärnverksamheten?
Målet har mindre haft att göra med att centralisera utan mer handlat om att standardisera och effektivisera processerna.

Vi har successivt utökat vår tjänstekatalog för varje år och därmed fyllt på när processerna hela tiden blivit effektivare. På det sättet skapar vi redundans och effektivitet medan vi kan hålla personalnivån på en jämn nivå inom centret.

I ren effektivitet så beräknades det att det gick åt runt 55 ÅA (Årsarbetare) för fakturahantering och anläggningsredovisning innan centret startade och 2018 var det runt 15-20 personer som utförde samma uppgifter. Tar vi helheten så arbetar runt 100 ÅA med de processer som KSC startade med 150 personer för att utföra – vilket då ersatte drygt 200 personer som innan utförde det i kärnverksamheten. Effektiviseringarna har släppt resurser till kärnverksamheten som kan användas till klientnära verksamhet.

Vad skulle du säga var den största utmaningen med omorganiseringen och förflyttningen av ansvar från chefer och kriminalvårdare?
Det är alltid en utmaning när ett verksamhetsställe eller chef ska förlora resurser och ansvar för att det ska centraliseras. Varje anstalt och häkte var en egen myndighet fram till 2006 och lite av den mentaliteten satt kvar där man var van att klara sig själva. Med vårt fokus på leverans och framförallt att vi snabbt bevisade att vi kunde leverera det vi lovade, gjorde att det snabbt vände och KSC har haft ett brett stöd från kärnverksamheten de senaste fyra åren.

Du nämnde även att service på högsta nivå var prioriterat när ni tar in nya förmågor till ert team. Skulle du vilja berätta för hos vad ni fokuserar på hos era nya förmågor, som ni letar efter för att upprätthålla den nivån av service och varför?
Vår vision från start var ”En vänlig person som löser dina problem”

Det hade vi med från allra första början när vi rekryterade och utbildade vår personal.

Det handlar i grunden om att ha ett väldigt trevligt bemötande, förstå den dagliga verksamheten i vår kärnverksamhet och att sen alltid gå in med ett problemlösningsorienterat förhållningssätt från första stund mot kund.

Varför? Jag skulle vilja säga att det handlar om sunt förnuft. Jag gillar att prata med en trevlig person som förstår min vardag och det problem jag har, som sen löser problemet utan att skicka mig till fem andra personer. Kan man inte lösa det på sekunden, så ser man till att man hittar lösningen vid ett senare tillfälle. Så att, på så vis inte kriminalvårdaren behöver lägga tid (som hon inte har) på att hitta information som vi som servicecenter ska kunna hitta.

Vad skulle du säga att era chefer och kriminalvårdare anser är det bästa med att ha er till hands?
Den höga servicegraden och det trevliga bemötandet. KSC är här för att hjälpa till och för att få vår klientnära personal att kunna jobba mer med de uppdrag de är anställda för. I deras arbete ingår inte att hitta svar på administrativa frågor eller göra mer administration än vad som är nödvändigt.

Tack för din tid Joacim, vi ser framemot att få träffa dig personligen och ha dig med som talare hos oss den 6 mars.
Det var så lite så, desamma!


Läs mer om de andra spännande talarnas talarpass här: