Dokumenthantering har traditionellt sett inte stämplats som en av de mest “sexiga” parametrar som kopplas till ett intranät men detta förändras då det blir allt viktigare i en organisation. Dokumenthanteringen är nämligen en av de största tidstjuvarna i en organisation. Enligt IDC spenderar informationsarbetare 9,5 timmar per vecka med att söka efter information och 9,6 timmar per vecka med att analysera innehåll. 3,5 av dessa timmar ger ingen användbar kunskap eller är värdeskapande. Dessutom existerar 11 versioner i snitt av samma dokument i en organisation, 11 versioner! 

Nabila Yalcin på Kommunal har drivit deras satsning på just dokumenthantering och delar nedan med sig av sina erfarenheter och tips kring resan.

 

Nabila Kommunal

Kommunal

 

1. Vad har varit mest utmanande med er resa kring dokumenthanteringen?

  1. Att få användarna att ändra tankesätt från mapp till metadatastruktur
  2. Att städning bland dokumenten sker innan flytt
  3. Tidskrävande arbete med att metadatasatta dokument
  4. Tidskrävande migreringsarbete
  5. Att få verksamheten att prioritera införandet av det nya systemet

2. Vad är dina tips för att tackla dessa utmaningar kopplat till dokumenthanteringen?

  • Planeraring av projektaktiviteterna såsom utbildning, migrering och lansering tillsammans med respektive projektgrupp så att dessa inte krockar med verksamhetens löpande arbete
  • Boka introduktionsträff med respektive projektgrupp för att berätta om SharePoint, innan hen börjar arbetet med att strukturera respektive verksamhetssite
  • Utbilda! I utbildningsmiljön lyfta in dokumentnamn på utbildningsfilerna så att de är verksamhetsanpassade så att det blir lättare för användarna att förstå nya strukturen så att de känner igen sig
  • Lyfta fram metaforer för att illustrera fördelarna med den nya strukturen och det nya systemet
  • Etablera fysiska kontinuerliga förvaltning och Superuser forum, där komptetensutbyte möjliggörs
  • Etablera digitala siter för förvaltningsgruppen samt Superuser där digitalt kompetensutbyte sker
  • Innan migrering av dokument sker, se till att det städas bland alla dokument, så att hen flyttar över de dokument som är nödvändiga att ha kvar

3. Vad är era primära önskade effekter?

  • Underlätta för användarna att hitta sina dokument på ett enkelt sätt samt kunna återanvända dokument, så att verktyget verkligen stödjer medarbetarna i vardagen
  • Få ordning och reda i dokumenten samt inte belasta mailen med tunga bilagor
  • Ökat samarbete inom alla grupper på Kommunal

 

 

Digital Workplace Summit kommer dessutom en workshop i dokumenthantering att hållas den 18 maj. Läs mer på vår hemsida kring innehåll och vad du kommer få ut av dagen.

Digital Workplace Summit