I detta blogginlägg gästas vi av Lars Blixt från Precio Fishbone. Härifrån är det Lars tankar kring hur du lyckas med er dokuementhantering.

Alla vill ha ordning men få har kommit dit. Det jag talar om är ordning och struktur för sina filer och dokument. Att hitta rätt ska vara lätt men varför är det så svårt att lyckas?

Undertecknad har varit mer eller mindre specialiserad på dokument- och projekthantering med fokus på SharePoint-lösningar sedan drygt 10 år. Jag skulle vilja påstå att det ser ganska lika ut hos de flesta organisationer, det är bara olika grader av oordning och kaos.

Givetvis finns det många svar på varför det är så svårt att få någon ordning i kaoset. Det jag vill lyfta fram är ett antal olika punkter som jag har sett under mina år som konsult.

Väl inarbetad tradition med att använda sig av mappar.

Sedan den första PC:n kom på 80-talet har vi använt oss av fysiska mappar. Drygt 30 år senare är det fortfarande något av en standard för att få ordning på sina filer och dokument. Många som har vant sig vid att arbeta på detta sätt överger inte mapparna självmant. Människan har ett naturligt motstånd till förändringar. När jag håller utbildningar får jag ofta höra ”Rör inte mina mappar” Personalen måste släppa taget om mapparna och tänka och agera annorlunda när man ska gå över till ett metadatadrivet dokumenthanteringssystem. Sedan är alla människor olika och med hjälp av en mappstruktur kan den enskilde individen skapa en viss ordning men för den stora gruppen blir det kaos. Jag ska i en senare bloggpost beskriva varför mappar är så mycket sämre än att använda sig av metadata.

Ingen eller liten styrning av dokumenthantering

I de flesta organisationer finns ingen eller väldigt lite styrning på hur man ska arbeta med dokumenthantering. Det resulterar i att organisationen arbetar individuellt och med ”egna” best practice när det gäller namngivning, mallar och dokumentstruktur (oftast mappstrukturer). Personalen arbetar som de alltid har gjort, eftersom organisationen inte kräver förändring. Gör vi som vi alltid har gjort blir resultatet detsamma –oordning. Eller för att citera Einstein “Definitionen av galenskap är att göra samma sak igen och igen och förvänta sig andra resultat.”

Ingen ansvarar för dokumenthanteringsprocessen i organisationen

Eftersom det oftast inte finns någon styrning så är inte dokumenthanteringsprocessen definierad och det finns ingen ansvarig för denna. Finns inget definierat arbetssätt och inget ägarskap, så är chanserna för att organisationen ska arbeta på samma sätt nästan obefintlig. Utan något ägarskap och styrning för dokumenthanteringsprocessen är kaoset inte långt borta.

Större krav på accepterad struktur när man använder metadata

Det är oftast svårt att få en acceptans i organisationen för att använda sig av bestämda värden för metadata t ex vilka dokumenttyper som ska användas. De anställda är vana kunna lägga till mappar och göra lite som de vill. De flesta tänker olika detta resulterar i olika mappstrukturer. Det är ett hårt och tidskrävande arbete att ta fram dessa värdelistor vilket är en utmaning, men den största utmaningen är att få personalen att acceptera och förstå de nya värdelistorna (metadatan).

Dokumenthanteringsprojekt är endast ett teknikprojekt

Allt för ofta har jag sett att dokumenthanteringsprojekt ofta endast blir ett teknikprojekt. När plattformen finns där, då är ledningen nöjd. Men fortsätter man att arbeta som man alltid gjort och inte förändrar arbetssättet kommer resultatet bli detsamma som innan. Jag vill påstå att för att lyckas med dokumenthantering så är tekniken det minsta problemet. För att lyckas med dokumenthanteringen måste projektet drivas som ett förändringsprojekt med fokus mot personalen.

Sammanfattning

För att lyckas krävs ett kontinuerligt arbete och att det är någon inom organisationen som brinner för dessa frågor, vare sig konsulter eller ett ”perfekt” tekniskt system löser era problem. Däremot kan både konsulter och ett bra tekniskt system vara förutsättningar för att lyckas på den långa resan mot att det ska vara lätt att hitta rätt bland organisationens alla dokument.

precio-fishbone-logotyp_1

 

Lars håller workshops kring detta på Digital Workplace Summit. den 21 november!