I detta blogginlägg gästas vi av Staffan Backman, marknadschef på Spintr där han benar ut två problem inom interkommunikation och resonerar kring hur man företag och organisationer behöver arbeta för att lösa dessa. Ordet är ditt Staffan. 

Antalet sätt vi kan kommunicera med varandra har fullkomligt exploderat med smarta telefoner och snabba uppkopplingar.   

Detta ger oss inom internkommunikationen två stora problem som jag skulle vilja att vi tittar lite närmare på. Det ena är kommunikativ ängslighet, att vi inte vet hur vi ska hantera alla nya kommunikationskanaler utan applicerar allt och håller tummarna. Det andra är att vi riskerar en verklighet på jobbet med så kallad ”skugg IT”, dina medarbetare har helt sonika tagit egna kommunkationsvägar, med potentiellt svaga, i värsta fall farliga resultat för organisationen.

Låt oss dyka ner i den kommunikativa ängsligheten först, alltid härligt med lite ångestdriven kommunikation först.  

Instagram, Facebook, Slack, LinkedIn, Snapchat, Youtube och inte minst Office 365. Alla är idag möjliga kommunikationskanaler till vår organisation såväl internt som externt. Lika många till, om inte fler, ligger på ritborden någonstans eller är ännu bara för early adoptors eller invigda. Detta är grunden för den kommunikativa ängsligheten i organisationer. Vi vet helt enkelt inte hur vi ska hantera flödet av möjligheter och saknar ofta en strategi för den interna kommunikationen. Oron över att en själv inte har anpassat sig efter sin målgrupp gör att man i värsta fall öppnar kanaler på alla plattformar som får mycket uppmärksamhet.

Vad är då nedsidan på detta? Jo, det ska finnas innehåll… Som individer är vi vana vid ett konstant nytt flöde, ny och mer information att scrolla förbi. Risken för oss som jobbar med internkommunikation är att vi inte har material nog när alla flöden ska handla om det interna. Det finns helt enkelt inte tillräckligt att delge eller tillräckligt med resurser för att hålla igång kanalerna. I nästa skede försvinner våra kollegor från kanalerna som de finner tomma eller nyhetsfattiga 

Du riskerar att hamna i ett läge med många kanaler men utan innehåll. Medarbetarna vet nu inte vart de finner relevant information och ledningen vet inte vart de ska lägga ut den för att nå medarbetarna längre 

För att undvika fällan bör vi därför bygga en strategi som håller över tid, ett gott grundarbete är ofta tidlöst i fråga om inställning och förhållningssätt till nya kanaler och hur vi utvärderar samt taktiskt jobbar med dem. På så sätt vet vi vad som bör adderas när samt till vilket syfte, och vi man kan mäta effekten.  

Så välj era verktyg och nyttja dem konsekvent enligt strategierna. Först då kan ni låta kommunikationsplattformar komma och gå runtomkring er och medvetet låta det ske. Utvärdera nyheterna men addera sparsamt till mixen.  

Det andra stora dilemmat som ligger nära den kommunikativa ängsligheten är skugg IT fenomenet, som har många kopplingar till ovan men får andra konsekvenser.  

När vi som organisation inte är konsekventa eller inte håller oss tillräckligt uppdaterade i våra intranät, dess teknik och utveckling så riskerar vi att hamna i situationer där kollegorna tar med sig egen IT till jobbet. Numera är det inte i form av ”jag vill hellre ha iPhone”. Nu är det istället verktygen som smyger sig in via vårt konsumentbeteende. Vem har inte en kollega som har filer på Dropbox, som mejlar från G-mail eller löser ett par uppgifter över Messenger 

Farorna med detta kan dock vara stora. Dels förlorar ni i arbetsgivarvarumärket, era medarbetare är inte nöjda eller ser inte vad ni gör för dem i intranät eller portaler då de jobbar i andra verktyg med sin information. Ni riskerar ett utanförskap när vissa kollegor jobbar i verktyg som andra inte har tillgång till eller inte visste att deras medarbetare hade. Hur ska jag kunna visa engagemang i projektet om jag inte har eller vet vilka verktyg det verkligen händer i?

Det värsta är dock faktumet att ni som organisation inte har kontroll på informationen och vart den finns. I vems händer? Vilka andra har tillgång till den? Ofta är den hos företag som äger den data som kommuniceras i deras verktyg och de nyttjar den för analys och algoritmer. Vi har mött företag som har sin bemanning för butiker liggande i chattrum utanför organisationens kontroll. Vad hade hänt om någon med sämre uppsåt får veta när det är ont om personal?  

För att hantera detta bör ni ha jobbat ut era strategier för kanaler, vara konsekvent i det arbete som utförs i valda kanaler men också se till ert ledarskap. Om du som chef använder rätt kanaler, det vill säga de du är tilldelad och nyttjar dem flitigt och inte kringgår intranätet med e-mejl eller enstaka sms, så kommer även personalen att bete sig likadant.  

Tänk strategi och mål, vad är syftet? Det en stor fördel att ha så mycket som möjligt på en och samma plats så om du kan addera kanaler inom din plattform, gör det! Har du kapacitet och kanaler i ditt intranät för blogg, vlogg, nyheter eller mer? Använd så många du kan och orkar upprätthålla. Det ökar sannolikheten att dina medarbetare nås av bra och viktig information. Finns inte det du helst vill nyttja, se då över hur du kan få verktyget att fungera för dig och våga be om hjälp! Det är ett nytt landskap vi jobbar i och det fortsätter att förändra sig fort. Sist men inte minst – var en ambassadör för det du tror på så kommer maxad internkommunikation att följa!


Spintr kommer du kunna träffa under Digital Workplace Summit den 15 maj. Då har du möjlighet att diskutera den här typen av viktiga frågor och få tips och råd på vägen från experter på plats, missa inte det.

Spintr_dws2019