För två veckor sedan var jag på plats på Digital Workplace Summit och delade tillsammans med juryn ut utmärkelser i Digital Workplace Awards. Insikterna var många och här kommer en summering med några viktiga takeaways:

1. Det händer mycket bra saker kopplat till den interna digitala arbetsmiljön ute i Sverige.

  • 76 % av vår tid spenderar vi framför en skärm. Organisationer har på allvar börjat inse att vi behöver skapa rätt förutsättningar för våra medarbetare att vara produktiva och må väl på våra arbetsplatser genom att satsa på den interna digitala arbetsmiljön.
  • Jag ser ett tydligt skifte kring mognadsgraden och mind-set kopplat till den digitala arbetsplatsen under de åren jag har drivit Digital Workplace Awards. Nivån på de inlämnade bidragen blir både jämnare och högre. Kul!

2. Största utmaningen är inte tekniken utan det är att förändra beteenden genom förändringsledning och ledarskap.

  • Vi ser en tydlig korrelation mellan lyckade förändringsresor och förankring hos ledningen.
  • Samarbeta tvärfunktionellt i organisationen, på riktigt. Inte bara IT -eller kommunikationsavdelningen.
  • Avsett tid och resurser för utbildningar för att öka förståelsen internt. Låter banalt men alltför ofta implementeras ny teknik utan förankring och förståelse hos medarbetarna.

3. Kartlägg User-stories och Personas. Anta inte, utan kartlägg varför, när var och hur ”jag” ska använda vad. När jag till exempel sparar dokument, när jag samarbetar, när jag jobbar i projekt, när jag ska söka och hitta information, när jag är på resande fot.

  • Fokusera på användarupplevelsen
  • Förklara och utbilda! Minimera risken att medarbetarna får känslan av ”inte ett ytterligare system”.

4. Det som mäts kommer bli gjort. Sätt upp mål och nyckeltal och följ upp och åter följ upp. Fokusera på effekthemtagning!

  • Exempel på några nyckeltal: tid spenderad på e-post, tid i möten, arbetstryck, 1:1 med chefen, tid med kund, söka och hitta information. Börja inte för stort.
  • Det finns idag teknik som används för att mäta och följa upp genom olika Analyticsverktyg.
  • Bryt ner mål till beteenden

5. Gemensam framgångsfaktor för att lyckas skapa engagemang och resultat stavas- Delaktighet!

Summering: För att lyckas krävs det att skapa engagemang på arbetsplatsen. Det är viktigt att backa från lösningen och inte springa på tekniken. Sätt en anpassad och tydlig strategi med ett gemensamt varför. Ta fram konkreta mål men bryt ner dessa till beteenden. Slutligen, se tekniken som en möjliggörare för att lyckas men inte som lösningen. 

(Statistiken på bilden ovan är hämtad från mätningar som vi gjorde på Digital Workplace Summit den 16 maj.)

Du har väl inte missat att anmäla dig till höstens konferens Digital Workplace Summit den 20 november?