Nacka kommun har profilerat sig som en kommun där digitaliseringen är högt prioriterat på alla nivåer och områden. Det innefattar även RPA (Robotic Process Automation) som IT-enheten i kommunen har satsat stort på att sälja in till de olika förvaltningarna och verksamheterna, med gott resultat. I detta blogginlägg beskriver Brita Molavi Rösblad, teknisk chef och drivande gällande arbetet med RPA, hur kommunen har jobbat, och jobbar, med RPA från ax till limpa. 

Hej Brita!

Nacka kommun lyfts inte sällan som en kommun som prioriterar digital utveckling. Därför känns det extra spännande att under konferensen Automatisering & AI – Offentlig Sektor få höra dig berätta om hur ni tänker och arbetar med RPA. Tack för att du ger oss en liten försmak genom att svara på några korta frågor redan nu!

Hur ser strukturen i organisationen ut när det gäller alltifrån förarbete, implementering och förvaltning av RPA?
Kortfattat kan man konstatera att ett RPA-projekt involverar många parter. Det krävs att hela IT-funktionen tar ansvar för leverans, men också verksamhetssidan och att man hittar bra samverkansformer tillsammans. Därtill kommer de externa leverantörerna; allt från leverantörer av verksamhetssystem till driftleverantörer (om man som vi är outsourcade), RPA-tekniker och verksamhetsutvecklare. Jag kommer att beskriva vår metodik och struktur för projekt och införande av RPA, likväl som vår förvaltningsorganisation under min presentation på konferensen.

Har det dykt upp utmaningar och hinder på vägen under ert arbete som ni inte räknade med från början? Och detsamma vad gäller vinster och positiva effekter?
Absolut. Eller för att formulera det mer rätt; vi föreställde oss naturligtvis att det skulle dyka upp både utmaningar och hinder under vägen, men vi hade svårt att föreställa oss vilka eftersom detta var ett sådant nydanande projekt. Svårast i allt har nog varit att koordinera alla involverade parter och hitta en gemensam målbild att styra mot. Vi har också omvärderat strategin och vilka nyttor vi vill få ut under resans gång.

Hur ser era vidare satsningar ut vad gäller RPA?
I ett första läge att säkerställa att vi verkligen automatiserat det som ”automatiseras bör”; dvs identifiera alla verksamhetsprocesser med repetitiva och monotona arbetsmoment där vi kan frigöra resurser till mer värdeskapande aktiviteter för Nackas invånare. Därefter är det förstås spännande att utforska kombinationen RPA och AI och hitta relevanta tillämpningar inom kommunen.

Vilka är dina tre viktigaste lärdomar och tips till de organisationer som ännu står i startgroparna för att implementera RPA?
Viktigast och tillika framgångsfaktorn i Nackas fall var nog att verksamheten var drivande i arbetet och ville detta. Om inte verksamheten är med på tåget är det nog svårt för IT att driva på ett RPA-införande. Nummer 2 att bemanna upp med resurser och kompetens. Se till att satsa och ha bra projektledare, tekniker, verksamhetsrepresentanter mm med på tåget. Det tredje är nog att ha en flexibel projektmodell och styrning, att kontinuerligt och agilt utvärdera strategier och mål med projektet och vara pragmatisk i vad man vill uppnå och hur för att komma framåt, eftersom tekniken är ny och medför helt nya, och i viss mån oförutsägbara effekter. Det finns idag inget facit.

Stort tack för att du delar med dig!

 

Brita

 


Under Automatisering & AI – Offentlig Sektor  den 7-8 november står Brita Molavi Rösblad från Nacka kommun, bland många andra, på scenen för att prata mer om sina erfarenheter och dela sina bästa tips kring vad man bör tänka på i arbetet med att implementera en RPA-lösning.

Läs mer och boka din plats här. Varmt välkommen!