Det är många kommuner i landet som antingen har eller håller på att starta upp RPA-lösningar (Robotic Process Automation). Det kanske mest kända exemplet sedan ett par år tillbaka är arbetsmarknadsförvaltningen på Trelleborgs kommun, som överlag varit mycket nöjda med automatiseringen handläggningsprocessen för försörjningsstöd. Betyder det att alla andra kommuner borde implementera en liknande lösning? När är det värt att automatisera en process? Smakar det alltid lika mycket som det kostar?

I detta blogginlägg berättar Malin Annergård, analytiker på SKL, om sin syn på automatiseringens effekter på sikt inom offentlig sektor, hur man gör ett business-case innan man beslutar om en RPA-lösning, samt hur möjligheterna till ökad kommunsamverkan kring automatiseringslösningar skulle kunna se ut. 

 

Malin, SKL

SKL

Hej Malin!
SKL har nyligen tagit fram en rapport om som ger en bild av vad automatiserad ärendehantering är (du hittar den här), vilka nyttor och effekter som kan uppnås och vad som är viktigt att tänka på för att dess nyttor ska realiseras. Vilka effekter tror du att automatiseringen kommer ha rent praktiskt för kommuner på 10 års sikt?

Jag tror och hoppas att det kommer att mildra de omfattande rekryteringsutmaningar som hela välfärdssektorn står inför. Vi kommer att behöva fler medarbetare i välfärden än vi har idag. Vi kommer därför inte att behöva göra oss av med medarbetare, men vi kan behöva ställa om så att medarbetare får delvis andra uppgifter än idag. Det är ju egentligen inget nytt. Våra arbetsuppgifter förändras succesivt. Även om förändringen kan upplevas som jobbig kommer automatiseringen bidra till att medarbetare blir av med tråkiga uppgifter till förmån för mer stimulerande uppgifter.

Automatiseringen kommer också kunna mildra den kostnadsökning som drivs av den demografiska utvecklingen, då behovet av välfärd kommer att öka betydligt mer än intäkterna.

Det är min förhoppning att inte bara manuellt administrativt arbete i kommunhusen kommer att minska utan att vi också kommer att kunna automatisera administrativa uppgifter på ett sätt som frigöra tid för stora viktiga yrkesgrupper som t.ex. lärare och omsorgspersonal.  Lärarbristen är stor idag och kommer att växa kraftigt de kommande åren.

Rent praktiskt kommer automatiseringen att ställa allt högre krav på kompetens inom områden som IT-drift, förvaltning och säkerhet. Vi kommer att behöva fler medarbetare med sådan kompetens. Automatiseringen ställer också höga krav på samarbetsförmåga, mellan t.ex. verksamheter och IT-avdelningen. Vi behöver därför bli bättre på att förstå varandras uppdrag och lita på varandras kompetens.  Också samarbetet mellan kommuner kommer sannolikt att intensifieras bland annat för att använda IT kompetensen bättre. Det är en utmaning, framförallt  för mindre kommuner, att rusta sig med kompetens inom alla de områden som behövs när digitaliseringen tilltar.

Vi kommer också behöva vässa ledarskapets förmåga att leda människor i förändring om vi vill få ut den nytta automatisering kan ge. Vi behöver veta varför vi automatiserar, vad vi vill uppnå och arbeta aktivt få till den förändringen.  Automatisering är inte ett mål i sig och tekniken i sig skapar inte den förändring vi vill se.

 

Vikten av att göra ett business-case för att säkra nyttorealiseringen vid ett eventuellt RPA-införande är naturligtvis viktigt för att säkra att både nyttan och kostnaderna blir som tilltänkt. Kan du kortfattat beskriva hur man gör ett business-case och vilken kompetens som krävs?

Businesscaset är ju det beslutsunderlag vi behöver för att kunna avgöra om en förändringsinsats ska genomföras eller inte.

Den som gör och fattar beslut utifrån ett busienss-case  behöver ha god kännedom om verksamhetens mål och de förutsättning som finns i organisationen för att driva förändringen och för att förvalta en lösning framöver, vi kan därför inte överlåta till någon annan att ta fram business-caset.

Några av de kompetenser vi behöver är:

  • Verksamhetskompeten
    • Kunskap om verksamhetens mål och utmaningar
    • Genomförbarhet: är det rätt tidpunkt just nu? Kanske organisationen är överbelastad, medarbetarna är förändringströtta eller dylikt. Denna aspekt kommer att bli mkt viktig att balansera framöver när behovet av förändring kommer att vara mycket stort samtidigt som vi kommer att lida bris på personal i många verksamheter. Hur driver vi förning så att medarbetarna håller och vill stanna kvar? Samtidigt som automatisering kommer att kunna avlasta personalen krävs en ökad insats och uppmärksamhet från medarbetarna under själva förändringen.
  • IT-kompetens
  • Kompetens att kalkylera nyttor och kostnader och sätta upp business-caset
  • Kompetens att bedöma omfattningen på det förändringsarbete som krävs 1) inom projektet som tar fram lösningen och 2) att förändra människors beteenden

I busiensscaset ska vi ta upp:

  • Ekonomiska och kvalitativa nyttor
  • Kostnader: Vad kostar det att genomföra förändringen? Att utveckla en lösning, att förvalta den. Den tid som krävs av våra medarbetare under förändringsarbetet och det konsultstöd vi eventuellt behöver köpa.
  • Angelägenhet: Bidrar detta till målen för verksamheten? Bidra det till att lösa våra utmaningar? Är detta mer angeläget än andra initiativ vi behöver ta?
  • Genomförbarhet: Är det realistiskt att vi ska kunna driva förändringen på ett sätt som göra att nyttor och effekter uppnås? Har vi den kompetens vi behöver? Har chefer och medarbetare utrymme att driva förändringen? Ibland kanske andra förändringsinsatser pågår som gör att vi behöver vänta för att få loss den IT-kompetens vi behöver eller för att medarbetare och chefer ska ha utrymme att driva förändringen.
  • Risk & hinderanalys

I Danmark har en särskild vägledning och mall för att göra businesscase tagit fram för  RPA i kommunerna. Anledningen är att man sett att kommunerna underskattat de förvaltningskostnader man måste ta höjd för.

 

Hur mycket är din uppfattning att kommuner tillsammans kan samarbeta kring möjligheter och utmaningar som automatiserade lösningar kan innebära?

Det finns stora möjligheter att samarbeta men också vissa begränsningar.

Att bedriva ett lite mindre formellt samarbete där man delar med sig av sina erfarenheter till varandra finns det stora möjligheter till. Det innebär att vi inte behöver göra samma jobb på flera håll. Om en kommun gjort en genomlysning av marknaden, vilka leverantörer finns? Vad erbjuder de? Osv Är det mycket värdefullt för andra att ta del av. Vi på SKL erbjuder samverkansytor för sådant utbyte.
https://skl.se/naringslivarbetedigitalisering/digitalisering/nationellsamverkanstyrning/automationrobotarochartificiellintelligensai/natverkaochdelameddig.20532.html

Samarbetet kan också handla om att dela på t.ex.  IT-kompetens. Det finns många exempel på kluster av kommuner som samarbetar kring detta.

Att utveckla automatiska lösningar för specifika processer kan ha vissa begränsningar. Ofta kräver det att man har samma verksamhetssystem. En RPA utvecklas ju för att jobba i ett viss system. Samtidigt finns ju andra tillvägagångsätt än RPA för den som vill automatisera. Inom kommunsverige kan vi samarbeta bättre för att möta marknaden av verksamhetssystem och ställa krav på att de utvecklas och blir allt mer automatiska. Då behövs inte en RPA som jobbar i systemet.

 

De mjuka delarna, som ledarskap, förankring, medarbetarengagemang etc., framhålls av dem som implementerat RPA (robotic process automation) som mycket viktiga för att det ska bli ett lyckat projekt i slutändan. Hur mycket är de mjuka delarna kopplat till personliga egenskaper hos de personer som är involverade i projektet och hur mycket kan man beskriva i text och följa en processbeskrivning för att lyckas med?

Det är en kombination. Den personliga förmågan att få människor att vilja samarbeta och känna engagemang att bidra är givetvis a och o. Samtidigt behövs också strukturer och metoder för att lyckas.

 

Stort tack för dina svar! Vi ser fram emot att ha dig på scen under konferensen Automatisering & AI – Offentlig Sektor den 7 november.

Talarbild 1