I den här bloggen har jag tagit mig ett kort samtal med Katrin Andréasson som är projektansvarig för Sodexo HQ’s flytt från ett traditionellt kontor i Västberga till ett helt nytt aktivitetsbaserat kontor i Arenastaden. Det är en fysisk flytt, men även en flytt för att driva förändring och förståelse kring det nya arbetssättet. För Sodexo är den nya arbetsplatsen mycket mer än bara ett fysiskt kontor med fyra väggar. Det är en plats där personlig utveckling, hälsa och välmående står högt upp på agendan. Tillsammans med kollegan Carola Kindberg ska Katrin prata om dessa frågor på Rethink Office Stockholm den 17 maj.

Katrin Andreasson

Katrin Andréasson

Sodexo

Ni arbetar ju i ett aktivitetsbaserat kontor (ABW) och kommer prata mycket om de mjuka värdena kopplat till arbetsplatsen. På vilka sätt anser ni att ABW hjälper till att främja problemlösning, innovation och samarbete?
Det skapar förutsättningar att mötas och samarbeta på helt nya nivåer. Om man skapar miljöer där man kan arbeta tillsammans är det självklart att det går snabbare att lösa problem och samarbeta. Man behöver inte boka ett rum, utan välja en miljö som stöttar arbetsuppgiften. Ett kort möte i fikarummet eller en soffgrupp för att snabbt lösa ett problem. Slå sig ned vid ett projektbord för att samarbeta över gränserna mellan avdelningar för problemlösning eller innovation. En del behöver lugn och ro för att lösa problem och då finns förutsättningarna i tystare zoner eller fokusområden. Att varje dag möta nya kollegor skapar också möjligheter att få en större inblick och förståelse för verksamheten och de problemställningar vi står inför, likaväl som det skapar tankar och idéer om hur vi kan skapa nya möjligheter.

En kritik som ABW-arbetsplatser får är att det kan vara svårt att hitta sina kollegor och känna sammanhållning på samma sätt som i ett mer traditionellt kontor. Hur jobbar ni med detta på Sodexo?
Vi har skapat miljöer som gör det enkelt att mötas under olika former. Vi har ett bl.a ett stort kök med soffgrupper, pick-nick bord och andra sittytor. Här behöver man aldrig boka en plats utan du kan samla ditt team/kollegor. Här har vi även frukostmöten dit alla bjuds in.

Vi jobbar kontinuerligt med våra medarbetare och uppmuntrar till teambildning i olika former. En lunchpromenad, gemensamma luncher, en fika i Köket etc. Vi har även tydliga överenskommelser att inte ”förboka” platser då alla ska känna sig välkomna att välja den arbetsplats som passar mig bäst just för tillfället.

Vår digitala plattform med IOffice, Peoples Finders, Lync etc ger också möjlighet att lätt hitta varandra på kontoret. Varje dag ”checkar” du in på din arbetsplast så dina kollegor enkelt kan hitta dig. Vi arbetar även med att skapa en trygg start som ny medarbetare. En introduktion till hur vi arbetar i ett ABW-kontor och en mentor som finns vid din sida initialt tills man lärt känna sina nya kollegor.

Hur bemöter man medarbetare som inte är lika positivt inställda till ABW?
Det viktigaste är att lyssna och förstå att vi alla reagerar olika på förändring. Vissa behöver mer information och en längre tid att vänja sig. Jag tror det är viktigt att medarbetarna känner delaktighet för att bli mer positiva. Känna att de får vara med och påverka och ”tycka till”. Har man specifika behov behöver man känna att företaget lyssnar och jobbar med en lösning som funkar. Väldigt ofta är det negativa kopplat till en rädsla för förändring, men om medarbetarna känner sig delaktiga i förändringen går det oftast lite lättare.

Vad är den viktigaste lärdomen du tar med dig kopplat till er arbetsplatsförändring?

1. Att ledningen måste stå bakom förändringen och föregå med gott exempel. Bestämmer man en ny arbetsplatsstrategi och vision måste ledningen vara tydliga med målet och driva detta tillsamman med övriga projektmedlemmar.
2. Våga hålla fast vid arbetsplatsstrategin – man kommer att stöta på motstånd, men var djärva och börja inte med massa undantag innan ni provat. Däremot är det helt OK att förändra om ni ser att ”det här blev inte som vi hade tänkt oss”, men vänta gärna lite tills ni sett vad som funkar/inte funkar för er verksamhet.
3. Change management! Budgetera för tid/resurs/pengar för att fortsätta driva utvecklingsfrågor EFTER inflytt/ombyggnation. Det är efter inflytt som de stora utmaningarna kommer. Att arbeta med ett nytt arbetsätt i en ny miljö, framförallt på ledarskapsnivå.

Aktivitetsbaserat, ABW, DNA eller verksamhetsanpassat… Ja, kärt barn har ju som sagt många namn och kring aktivitetsbaserade arbetsplatser har det länge pågått heta diskussioner. Sodexo är ett av de bolag som verkligen har lyckats med det nya arbetssättet och ser på arbetsplatsen ur ett större perspektiv. På Rethink Office kommer flera andra bolag dela med sig om sina tankar kring den moderna arbetsplatsen och hur de har utformat den för att passa respektive verksamhet.

/Johanna, Projektledare Rethink Office

RTO_bg_logo