Digital Workplace Summit (#dwsum) tog plats den 26 april på Hotel Rivals anrika lokaler vid Mariatorget i Stockholm. Vi är väldigt glada över att Digital Workplace Summit attraherar talare i världsklass såsom Google, SAS, Danske Bank, Swedish Match, Sveriges Riksdag m.fl.

Värt att poängtera att nedanstående inte är tänkt att vara ett uttömmande sammanfattning från dagen utan mer ett smakprov med några få intressanta utdrag.

Google

Jesper Stormholt, från Google for Work, visade intressant data, bland annat att en anställd i snitt arbetar 90 000 timmar under sin karriär. För våra framtida arbetsliv är Google’s vision att “know what you need before you have to ask”. Detta kommer att möjliggöras i ökande grad av automation och intelligens i våra digitala verktyg, genom så kallad “machine learning”.

_DSC0193Pretotyping

Förstudier har en viktig funktion utöver att ta rätt beslut och det är hantera internpolitik, att förankra beslutet. Jesper nämnde även att han ansåg att förstudier, iallafall initialt, skulle med fördel kunna ha ett större fokus på pretotyping. Pretotyping kan kanske enklast förklaras som steget före att bygga en prototyp där prefixen pre- egentligen är en förkortning på pretend, dvs att låtsas. Pretotype är med andra ord i princip samma sak som prototyp, med ett fokus på att dessutom göra det så snabbt och enkelt som möjligt till ett förhoppningsvis billigare pris.

SAS

Nästa presentation hölls av Anna Wiksten och Stefan Nilsson från SAS (Corporate Communications) med drygt 11K medarbetare.

SAS har utvecklat en rad moderna tekniska funktioner för resenärer och eftersträvar att erbjuda tekniska funktioner av samma dignitet även för sina medarbetare för att underlätta arbetet. SAS eftersträvar att göra detta genom kontinuerlig utveckling framför en Big Bang och kallar detta initiativ för SAS Digital Workplace vilket innefattar allt från tidrapportering, inköp och attestering till videomöten och allmän samverkan.

SAS använder bland annat iPads i allt större utsträckning för flygpersonal, SAS Ground Services vilka hanterar bagagen m.m.

SAS uppdaterade sitt intranät för ca 1 år sen (SharePoint 2013) och använde förstudien bl.a. för att hitta interna ambassadörer som de anser var viktigt för lanseringen. Det nya intranätet är nästan helt individanpassat. Givetvis är intranätet tillgängligt även i mobilen, men SAS underströk att allt inte behöver finnas tillgängligt mobilt samt att mobilen kan vara ett viktigt verktyg för push-notifieringar och när medarbetare är på språng.

_DSC0201

 

 

Green Hat People

Efter pausen var det dags för Alexis Barnekow från Green Hat People att inta scenen och ge publiken en större insikt i att effektivsera lärande och medarbetarengagemang genom seriösa spel. Alexis delade ut iPads till några i publiken för att öka publikens förmåga att ta in informationen från presentationen, bättre komma ihåg den samt förbättra koncentrationen, något som kallas för active learning (definition enligt Wikipedia:”…in active learning, students participate in the process and students participate when they are doing something besides passively listening”.)

Alexis började med att diskutera termen “the law of accelerating returns” vilket kan sägas gälla för mänskliga framsteg som bevisligen sker i en alltmer ökad takt, dvs exponentiellt. Med artificiell intelligens kan denna exponentiella kurva öka kraftigt. Bilden nedan ger en fingervisning av hur detta kan kännas.

Den andra bilden skulle kunna jämföras med en analogi som vi som människor kan relatera till, nämligen skillnaden mellan en apa vs människa där apan helt enkelt är oförmögen att förstå människan och har i princip obefintlig förmåga att påverka hur vi styr över dess existens. Då kan man undra hur det skulle kännas för oss med AI som är långt fler trappsteg över oss

staircase

Kalmar kommun

Sara Svensson från Kalmar kommun började sin presentation med att ge deltagarna ett sammanhang: Kalmar kommun har 5,5K anställda med 8 bolag, 2 kommunalförbund, 8 förvaltningar och 65K invånare.

Sara gick sedan vidare och berättade kort om kommunens förra intranät som var från 1998 och uppdaterades först 2016. De ville inte gå igenom en lång process för sitt nya intranät med intranätsprojekt som skulle kunna ta 1+ år att bygga. De ville korta ned ledtiderna genom att använda andra kommuner som bollplank kring deras process eftersom de redan hade gjort liknande förstudier och eftersom Kalmar Kommun ansåg att de hade liknande behov som de själva.

Danske Bank

Lars Thostrup intog därefter scenen och berättade om DBs “Help Universe” som vann utmärkelsen “Intranet Innovation Award” under 2015. Innan de förändrade sin helpdesk var nedanstående citat inte ovanliga:

“Helpdesk? It’s a joke, a total mess and slow. I have given up”

Från intranätorganisationen:

“Users are so lazy… keep reporting the same errors… we waste time answering the same questions over and over again.”

DBs målsättning med nya Help Universe var att modifiera användarnas beteende som de ansåg vara en viktig nyckel för att lyckas.

DB använde Card Sorting-workshps med medarbetare för att bättre kunna gruppera felanmälningar.

dbcards

Nätverkande

Kunskap är makt, det togs till vara av deltagare, partners och talare som utbytte erfarenheter och tips kring den digitala arbetsplatsen under hela dagen med en avslutande after-work.

_DSC0212

 

University of Helsinki

Eeva Karhamo från Univeristy of Helsinki gav deltgarna en inblick i deras virtuella desktop “Flamma”. Verktyget används av över 42K slutanvändare.

Flamma är bl.a. en samlingspunkt för universitetets andra digitala verktyg. Deltagarna var imponerade över att alla viktiga nyheter publiceras på tre olika språk.

University of Helsinki har tre huvudsakliga visioner vad gäller Flamma. De medger att de inte har nått sin vision helt och hållet, men att de eftersträvar att förbättra Flamma inom varje visionskategori:

  • Service-vision: Flamma ska vara målgruppanspassat så att det passar tex forskare, lärare och likväl studenter som alla har olika behov.
  • Kommunikaiton: Huvudkälla för kommunikation.
  • Teknologisk: Ett login för alla system, dvs single-sign-on.

För att kontinuerligt kunna förbättra sig inom ovannämnda kategorier arbetar de tätt ihop med representanter inom varje målgrupp. De använder sig även av så kallade innehållskoordinatorer (ca 100st) för att säkerställa hög kvalité på innehållet. Dessa koordinatorer utbildas även kontinuerligt i verktyget och innehållsförvaltning. University of Helsinki lägger med andra ord vikt i hur:et i processer kring tekniken.

SJ

Lars-Birger Ernudd är en mycket duktig och uppskattad talare som alltid imponerar på deltagarna. SJ har 85K dagliga resenärer med ca 4K anställda. Lars-Birger berättade om SJs första intranätplattform “Polopoly” och beslutet att “flytta upp i molnet med SharePoint”.

SJ använder OpenText för dokumenthantering, SP Online för intranät och extranät (för sina partners) och Skype för kompletterande dialog.

“Jag har aldrig fått så mycket beröm för det gamla intranätet som när det skulle uppdateras och bytas ut.”

Det nya intranätet/digitala arbetsplatsen togs initialt inte emot särskilt positivt:

  • “Grattis till 3-åringen som designat sidan”
  • “Har vi kommit till Bollibompa? Det här måste ju vara ett aprilskämt!””

Intranätorganisation var dock medveten om att det initialt inte skulle vara en söndagspromenad och förbättrade och fortsätter att kontinuerligt förbättra konceptet. Detta bl.a. genom att tillåta egna genvägar en tydligare plats längst upp på intranätet.

Lars-Birger underströk att frågor utanför intranätet måste också tas hänsyn till eftersom användare endast bryr sig om helheten. Frågor såsom koncernövergripande beslut inom säkerhet och hur det slår på att ha data i molnet eller ifall SharePoint skulle vara för långsam trots att allt annat skulle fungera optimalt.

_DSC0251

Swedish Match

Rikard Spålséus började med att öppna upp med ett citat från en jazz-legend och nämnde att det nog är så vi ska försöka gå tillväga när vi vidareutvecklar våra digitala arbetsplatser.

“Don’t worry about playing a lot of notes just find one pretty one”

jazz

 

Webbanalys

Rikard lägger tyngd på att analysera vad användare letar efter för att förbättra navigation. Han nämnde även att detta med individanpassning kan ibland slå bakut ifall man antar att användare ska populera ett område med egna länkar. Vissa kommer helt enkelt inte att lägga till egna val och då kommer det vara tomt. Ett sätt att komma runt detta är att ha målgruppsanpassade länkar samt möjlighet till att komplettera med egna.

Sponsrade länkar

Mycket av det som söks efter finns på andra system. Här har Swedish Match tagit inspiration från Google och sponsrade länkar där de har analyserat vad som ofta söks efter och manuellt lagt till dessa som “sponsrade länkar”. Snygg hittbarhet!

Utmärkelsen Nordens Bästa Digitala Arbetsplats

nbda

Vinnaren av utmärkelsen Nordens Bästa Digitala Arbetsplats 2016 gick till Svenska spel med motiveringen:

Med utgångspunkt i visionen ”Spel ska vara glädje för alla” är Svenska Spel föredöme när det kommer till att använda den digitala arbetsplatsen för att stärka den interna kulturen. Med engagerade användare, tydlig tonalitet, genomarbetad design och smarta funktioner, skapar de gemensamt en digital arbetsplats där medarbetarens stolthet och glädje är i centrum. För att stärka samarbetet och effektiviteten tar Svenska Spel ett tydligt steg från det traditionella intranätet till en digital arbetsplats med goda utvärderingsresultat.

_DSC0321

Hedersomnamnämnande gick till Vasakronan för bästa Vision och Helhetskoncept

En arbetsplats utgörs inte bara av den fysiska miljön. Med innovation och nytänkande är Vasakronans digitala arbetsplats ett bidrag som skiljer sig från mängden och som visar att den fysiska och digitala arbetsplatsen hänger ihop och samverkar med människan. Båda miljöerna ska tala samma ”språk”. När den digitala och den fysiska arbetsplatsen harmoniserar och stöttar samma organisatoriska arbetssätt blir det en kraftfull helhet för företaget som kan ta samarbetet och effektiviteten i organisationen till nästa nivå.

_DSC0295

Sveriges Riksdag fick även de ett hedersomnämnande för bästa Struktur och Medarbetaranpassning

Med en uppgiftsfokuserad struktur är denna digitala arbetsplats ett praktiskt stöd som effektiviserar och förenklar medarbetarens vardag. De digitala verktygen fungerar som en effektiviseringskanal där man har vågat bryta mot hur intranät ”brukar se ut” för att hitta den bästa lösningen för sina användare. Den redaktionella principen för servicesidor är imponerande. Inget innehåll göms bort i menyer och det viktigaste finnas alltjämt tillgängligt några få steg bort. Det är en digital arbetsplats som man i egenskap av medborgare blir stolt över att se hos sitt parlament.

_DSC0311

 Vill du veta mer? www.digitalworkplaceawards.com

Electrolux

Ralf Larsson från Electrolux är en välkänd talare inom intranät och internkommunikation. Electrolux bedriver försäljning i mer än 150 länder med över 61K anställda. Vad detta innebär är att digitala processer och verktyg som i vissa fall fungerar för en verksamhet med några hundra till tusen anställda inte alltid går en bjässe såsom Electrolux. Deltagarna fick ta del av processer och digitala upplägg som är skalbara och hållbara.

Många verksamheter vet att de borde använda sig mer utav KPI:er och även här kunde Electrolux bjuda på en del insikter kring vilka KPI:er de använder, varför och hur – vilket var mycket uppskattat.

Sveriges Riksdag

Sista talaren var Jessica Stringer Bodin från Riksdagsförvaltningen inom Sveriges Riksdag. Jessica visade hur de konkret har arbetat med effektmål och koncept kring sin digitala arbetsplats.

Sveriges Riksdag började med en förstudie med fokus på behovs- och målgruppsanalys och effektmål. Sen gick det vidare in i en designfas. Denna fas innebar att en konceptbeskrivning med interaktionsdesign togs fram som utan större fokus på detaljer vilket är att föredra eftersom man i detta skede lätt kan börja fokusera på detaljer. När väl konceptet var klart började detaljer och färger att inkluderas utifrån Sveriges Riksdags grafiska profil. I detta skede var innehållet det enda som saknades och därför avslutades projektet med workshops för att ta fram Informationsarkitekturen.

Många som någon gång deltagit inom ett projekt kring den digitala arbetsplatsen känner nog igen sig i ovanstående huvudsakliga steg, men “the devil’s in the details” och ifall man är mitt i ett projekt eller i startgroparna är det just delstegen och inte detaljerna som är ovärderliga att ta del av.

 

Stort tack till talare, deltagare, moderator och partners för två riktigt inspirerande dagar! Hoppas att vi ses igen den 22 november 2016.

För mer information www.digitalworkplacesummit.com.

_DSC0173