Rethink Office (#RethinkOffice) tog plats den 11 maj på Hotel Rivals anrika lokaler vid Mariatorget i Stockholm. Det blev en dag fylld av aktivitetsbaserade arbetssätt med talare i världsklass. Missade du dagen eller var du där och vill ha en uppfriskande sammanfattning? Nedan följer en summering med smakprov av dagen med kort information från varje talare och bolag.

Moderator Jennica Lenning inledde dagen

Moderatorn Jennica Lenning inledde dagen genom att ge en överblick och sammanhang till ABW. Detta var fördelaktigt eftersom det la grunden till kommande talare som gick mer på djupet kring sina resor. Bland annat visade Jennica på den grova indelningen av ett ABW-projekt som flera av kommande talare skulle komma att prata om för att ge en introduktion till deltagarna. Indelningen består av tre pelare med förändringsledning som gemensam grund.

Fysisk miljö: lokal, miljö och hållbarhet, fastighetsförvaltning,

Virtuell miljö: mobil arbetsutrustning, nätverk och infrastruktur etc.

Mänsklig (beteende) miljö: ledarskap, sekretess, on-boarding, Ovanpå de tre förändringsledning.

Lasse Lundström från Tetra Pak

Lasse från Tetra Pak var eventets första talare. Lasse berättade om svårigheter att samarbeta när en verksamhet växer och består av tiotusentals medarbetare (Tetra Pak har drygt 23.000 medarbetare). Tetra Pak mätte beläggningen på enskilda arbetsplatser och fick det till ca 35%. Över tid kom de till insikt att för att kunna möta konkurrensen från andra arbetsgivare och vara mer effektiva (samarbete) var de tvungna att se till att arbetsplatsen skulle moderniseras.

Tetra Pak har nedanstående övergripande tanke bakom sitt koncept.

Vidare delade Lasse med sig av nedanstående framgångsfaktorer som han ansåg ha varit avgörande för ABW-projekten.

IMG_9111

Lina Larsson från Klarna

Lasse gav stafettpinnen till nästa talare: Lina Larsson från Klarna. Det som många var intresserade av redan innan presentationen var det faktum att Klarna på bara sex månader gick över till aktivitetsbaserat arbetssätt i samband med ett flytt till ett nytt kontor. Klarna anställde ca. 500 personer förra och har nu totalt ca. 1300 anställda. Med andra ord anställdes nästan 40% av verksamhetens medarbetare under förra året. Att växa så snabbt innebär givetvis svårigheter vid val av lokalstorlek. Därför var ABW även intressant ur detta aspekt. För Klarna handlade ABW dock inte om besparing, utan effektivisering.

Lina underströk vikten av att använda en erfaren projektledare med vana av företagsövergripande förändringsprojekt. Några av många konkreta tips från Lina:

  • Se till att lyssna på individen, att de blir hörda.
  • Involvera ifall det går att påverka, dock ingen idé om det ändå inte går att påverka.
  • Utbilda cheferna innan anställda så de kan gå igenom sin egen förändringsprocess innan deras anställda påbörjar sin.
  • Informera i alla kanaler som går och skapa fler kanaler om ni inte redan har. Lina skapade tex en blogg kring flytten.

Anders Persson från AstraZeneca

En utmaning som Astra Zeneca hade var att folk ändå var rätt nöjda med status quo. Men alla var inte medvetna om ökade krav på footprint samt framtida ändringar som skulle påverka status quo. Men de var även medvetna kring vikten av ständigt förbättra samarbetet för att kunna lösa de svåra komplexa problem vilket AstraZenecas verksamhet bygger på.

Nedanstående bild återger några citat medarbetarna från en kvalitativ undersökning efter inflytt.

Liksom Lina från Klarna, underströk även Anders att cheferna alltid borde vara ett steg före resterande anställda i förändringsprocessen för att underlätta för cheferna samt anställda.

Gustav Molnar från Diwo

Diwo står för Digital Workplace, dvs en av grundpelarna inom ABW utöver de andra två pelarna (fysisk samt mänsklig miljö). Gustav satte den digitala pelaren i ett djupare perspektiv när han frågade deltagaren om hur de kommer att inreda sin digitala arbetsplats i samband med flytten till ett aktivitetsbaserat kontor. Han gick vidare in på att många visserligen tänker att de ska ha en digital aspekt vid flytten, men att det oftast resulterar i att man lägger till en skärm utanför mötesrummen för bokning och stannar där. Deltagarna fick några viktiga tips för att komma runt detta och tänka rätt digitalt. Detta är uppskattat eftersom många, och framförallt nyanställda, i dagsläget känner en digital stress i och med raden av alla silos av tekniska system som måste användas.

Gustav gick även in på vikten av att inspirera för att få till en god förändringsledning som ett avgörande första steg ovanpå klassiska projektaktiviteter såsom kommunikationsplan, riskplan, intressentplan etc.

Karin Zingmark från Microsoft

Microsoft var väldigt tidiga med insikten av det ökade behovet samt fördelarna med ett aktivitetsbaserat arbetssätt med definitionen “Det Nya Arbetslivet”. Liksom Gustav från Diwo, gick Karin in på några av de digitala frågeställningarna som när en organisation går över till aktivitetsbaserat, tex säkerhetsaspekter. Karin satte ett nytt perspektiv på att arbetet inte är en plats vi går till utan något vi gör.

Karin visade också enkätundersökningen från deras första kontor som gick över till ABW som visade på goda resultat.

Sanna Ridhagen och Helena Gillgren från Folksam

Sanna och Helena berättade bl.a. om sitt stegvisa införande där de förflyttade ca 1350 medarbetare till “Framtidens arbetsplats” som är namnet på som Folksam har på konceptet. De hade tidigare en beläggningsgrad på sina skrivbord på ca 48%.

En intressant sak som Folksam nämnde och som sedan diskuterades av många under minglet var deras tips att torrsimma. Med andra ord att försöka at jobba aktivitesbaserad där man redan är i ett miniformat för att testa. Med samma analogi uppmanade Sanna och Helena deltagarna att hoppa i vattnet när man väl har gjort flytten, dvs att go all in för ABW för att få det att fungera eftersom det för sig om en enkelbiljett till ABQ, man kan inte i efterhand backa bandet och flytta tillbaka.

Några av Folksams lärdomar och tips till andra som ska införa ABW:

  • Stegvist införande är bra!
  • Inte flytt eller lokalprojekt – utan verksamhetsutveckling
  • Långsiktigt arbete – kräver långsiktigt engagemang
  • Helhetssyn Teknik, Miljö, Människa
  • Håll i koncept – ”Inga” ändringar första halvåret

Petter Jacobs från JSC

Petter levererade en mycket uppskattad presentation där deltagarna kunde plocka med sig något att själva använda på nästintill varje slide. JSC är ett bolag med ca 50 medarbetare och är beläget i Nässjö, Småland.

Vår resa började med att det började bli trångt rent inventariemässigt, men samtidigt var det halvtom vad gäller medarbetare som använde inventarierna.

JSC hade ett mindset kring att kontoret är en work-in-progress, eller på svenska, kontoret ska ses som en mötesplats som är i ständig utveckling. Det som JSC enligt egen utsago “gick bananas på” var delaktighet för att ro i hamn detta projekt.

Tekniken gör det möjligt, men kulturen är det som gör det genomförbart.

Bland annat genomförde de en unconference där agendan sattes upp av medarbetarna själva så att ingen skulle kunna känna att just deras farhåga eller intresseområde inte hade lyfts. Detta är ett fördelaktigt sätt att bedriva all förändringsprocess på av flera skäl. För det första ser man till att inte missa kriterier vad gäller ett lyckad projekt genom att samla in kriterier från alla slutanvändare och intressenter (svårt att själv kunna tänka sig till allt som organisationen finner är viktigt). För det andra har man informerat och på ett bra sätt lyssnat av medarbetarna så alla rätteligen ser att de blir lyssnade på och inte överkörda av en projektgrupp/ledning – ett bra sätt att förankra.

Dagen efter inflytt skapade JSC ett DNA-råd för att identifiera förbättringar. De flesta punkterna i DNA-rådet baserade sig på en ovana gällande arbetssätt.

För JSC har ABW blivit en succé vilket nedanstående graf kan visa.

JSC - a great place to work

Kent Magnusson från Atlas Copco

Kent har implementerat ABW i flera länder och har därför haft möjlighet att lära från tidigare implementeringar och vidareutveckla processen.

De flesta talarna har lyft liknande helhetskoncept med tre huvudgrenar att fokusera, så är även fallet med Atlas Copco med följande upplägg: “behavioral environment (hur man leder och arbetar inom ABW)”, “virtual environment (IT)” samt “physical environment”.

Hur gör man sedan egentligen en närvarostudie? Vilken tid på dagen ska man mäta? Hur länge ska man mäta etc. Atlas Copco gjorde enligt bilden nedan:

närvarostudie

Atlas Copcos tips:

  • En investering i ABW är inte bara en uppgradering av kontoret det är ett nytt sätt att arbeta.
  • Se till att cheferna är ombord redan från början.
  • Det är en förändringsresa. Ju fler som är delaktiga ju större chans att lyckas.
  • Ju bättre planering desto bättre resultat.
  • Informera i överflöd.
  • Lyckas ni kommer det att öka produktiviteten, leda till bättre samarbete, öka innovation och bättre arbetstillfredställelse.

Pernilla Hedberg från Svanen

Svanen arbetar på Regeringens uppdrag och drivs utan vinstintresse. Bolaget bakom Svanen heter Miljömärkning Sverige AB vilket utöver Svanen ansvarar för EU Ecolabel vilket är Europas motsvarighet till Svanen.

Svanens resa började 2013 där Pernilla fick uppdraget att hitta nya lokaler och skapa en ny image för bolaget och verksamheten, att hålla miljöfanan i topp och att införa ett nytt flexibelt arbetssätt för personalen.

Pernilla nämnde att när flexibelt arbetssätt nämndes uppstod en del rädslor och oro. Liksom flera andra talare underströks därför vikten av kommunikation samt samverkan med medarbetarna inte bara innan flyttet utan även efter. Dessa rädslor kunde beröra saker som man som projektgrupp kanske spontant inte tänker på att kommunicera såsom:

  • Stolgarage – var kommer stolgaraget att vara?
  • Dusch och ombyte – vad gör vi av våta kläder?
  • Tangentbord – egna eller gemensamma?

De valde att arbetade i två grupper med personalrepresentanter med stöd från arkitekt och beteendevetare. Den första var Miljö och inredning med fokus på färg, form och inredning. Den andra var arbetssätt och mjuka värden – människan som var ledd av HR-chefen med fokus på förhållningsregler, arbetsmiljö och funktionalitet.

Två år senare har Svanen tagit ABW till nästa steg där ledningen har infört flexibel arbetstid utan ramar och medarbetarna följs upp mot mål och prestation.

Svanen

Mattias Carlsson från Kungälvs kommun

Kungälv kommun gjorde ett gediget förarbete innan sitt flytt. Bland annat genomförde de en studieresa till Nacka och Värmdös kommun (med deltagare som representerades av styrgrupp och facklig referensgrupp), tänkte igenom hela projektet utifrån ett medborgarperspektiv utöver medarbetarperspektivet samt tillsatte sin förvaltningsledning med stor erfarenhet av sådana större förändringsprocesser att ta styrning över processen.

Uppdelning av arbetsgrupper

Kungälv kommuns målsättning med sitt nya kontor var:

  • Stimulera samverkan – Ökad effektivitet och innovation med fokus på medborgarna.
  • En ny generation arbetstagare – en ny generation arbetsgivare.
  • Attraktiv mötesplats för ALLA medarbetare.
  • Arbetssätt som stödjer vår vision och värdegrund.

Kungälvs kommun zoner

Charlotte W. Wiebe från TUI Nordic

Sista talare ut för dagen var HR-direktörn för TUI Nordic, Charlotte W. Wiebe, med presentationstiteln “Det handlar inte om ett kontor, det handlar om människor”

TUI Nordic intro slide

Målsättningen för TUI var att skapa ett kontor där man skulle vilja vara på, bli inspiererad på och känna sig välkommen och stolt. Man ville även fläta in företagets primära verksamhet, vilket är resor, i kontoret. Därför är de olika våningsplanen inredda efter temat: The Beach, The Piazza, The Ocean och The Tree Tops.

Intressant för TUI är att de även skapade en träningsmiljö på 80kvm, något som utifrån andras talares presentationer inte är särskilt vanligt. Detta trots att de efter förändringen minskade antalet kvadratmeter med 38%.

TUI Nordic intro slide

I efterhand upplever TUI bl.a. följande vinster:

  • Flexibilitet att hantera förändringar.
  • Högre produktivitet.
  • Förutsättningar för att ta snabbare beslut.
  • Bättre employer brand för nyrekryter.
  • Lägre kostnader hela 3MSEK/år.

 

Under dagen bjöds det även på en paneldiskussion med Kati Barklund från Coor, Victor Mannerholm Hammar från EY, Karin Zingmark från Microsoft och Cecilia Bejdén från MER. Där diskuterades framtidens arbetsplatser, paneldeltagarnas egna första möte med ABW, framgångar, motgångar och mycket mer.

Stort tack till alla deltagare, talare, moderator och partners som gjorde dagen möjlig. 

Missade du vårens Rethink Office eller känner du att du vill ha ännu mer så kör vi igen den 23-24/11 i Stockholm. All info kommer löpande på www.rethinkoffice.se