Detta blogginlägg gästas av Mikael Karlsson och Eleonore Schlyter från Trelleborgs kommun, som är ett välkänt exempel när man pratar om RPA i offentlig sektor. Deras RPA-lösning hanterar nu 80 % av de löpande ansökningarna på arbetsmarknadsförvaltningen och kommunen har tack vare sitt arbete blivit prisade med Guldlänken, Sveapriset samt eDiamond awards. Här svarar de på några korta frågor kring sina erfarenheter och delar med sig av sina bästa tips till andra organisationer som ska implementera en RPA-lösning.

 

Hej Eleonore och Mikael!

Det känns fantastiskt bra att ha med er som talare under RPA & AI – Offentlig Sektor! Många känner till just Trelleborg när man pratar om RPA-lösningar i offentlig sektor. Därför känns det extra kul att få höra er berätta om era erfarenheter och dela med er av tips. Här kommer några frågor som uppvärmning inför ert anförande på konferensen.

Trelleborgs kommun använder en RPA-lösning som handlägger ärenden på arbetsmarknadsförvaltningen. Kan ni beskriva hur arbetet med att få denna lösning på plats har sett ut, från förarbete, analys och förankring till implementering och vidare drift?

Offentlig administration ska enligt Förvaltningslagen handläggas enkelt, snabbt och kostnadseffektivt. Vidare ska myndigheter underlätta för den enskilde att ha med den att göra och medborgaren ställer allt högre krav idag på service och tillgänglighet.

Arbetsmarknadsförvaltningen startade sin digitala resa hösten 2014 då förvaltningen såg att det inte var den verkligheten som våra medborgare möttes av. Vi bestämde oss där och då att det inom ett år ska vara möjligt för medborgarna i Trelleborgs kommun att ansöka om försörjningsstöd digitalt och den 1 september 2015 blev det verklighet. Drygt 75 procent av alla som söker försörjningsstöd i Trelleborgs kommun gör det idag via den digitala tjänsten.

När vi hade haft igång vår digitala tjänst i ungefär ett år och märkte att alla processer satt så blev det naturligt att automatisera handläggningen av försörjningsstödet. Automatiseringen av handläggningen gällande försörjningsstödet tog cirka tre månader att få igång. RPA:n hanterar nu ca 80 % av de löpande ansökningarna som inkommer via e-tjänsten månadsvis.

Vilka har de största utmaningarna under resans gång varit?

Inledningsvis var det en utmaning att få med sig medarbetarna på tåget. Trots att vi idag är en administrativ stödprocess och har gjort en banbrytande förändring under några år så gjorde det lite ont hos medarbetarna när en teknisk lösning skulle göra delar av deras arbete. Det är ju också så att vi inom processen har utvecklat detta inom befintlig ram och därmed inte haft vare sig ekonomiska eller personella resurser för utvecklingen i den utsträckning som vi hade önskat. I dag är det en utmaning för medarbetarna, när tekniken inte fungerar att på ett effektivt sätt hinna med handläggningen på det gamla sättet.

Vilket har resultatet blivit? Vad har blivit bättre och är det något som har blivit sämre?

Vinsterna för medborgarna är att vi som organisation kan allokera våra resurser rätt, till den process där vi framgångsrik kan göra som mest skillnad för trelleborgaren, där vi kan stötta för snabbaste vägen till självförsörjning. För medarbetarna är det största vinsten att de i sin tur kan lägga sin fantastiska kompetens och få utlopp för den där den behövs i stället för monotona, repetitiva arbetsuppgifter.

Hur ser kommunens vidare satsningar på RPA-lösningar ut?
I Trelleborgs kommun arbetar man nu på att ta fram en digital agenda som gäller från 2019 och intresse finns från fler förvaltningar av RPA lösningar.

Vilka är era 3 bästa tips för de kommuner som funderar på eller gör förstudie kring RPA-lösningar?

För bästa resultat gäller det att först ha full koll på sina processer, därefter är det möjligt att digitalisera och när handlingar kommer in digitalt är det möjligt att automatisera. Det är inte möjligt att ta några genvägar eller att ta det i en annan ordning, då kommer det att misslyckas. Så våga se verkligheten, är ni organiserade efter medborgarens behov eller organisationens? Har ni koll på era processer?

När man är banbrytande som vi arbetar vi mycket utifrån ”trial and error”, att göra rätt saker istället för att göra rätt. Inom kommunen saknar vi idag kompetens för drift, underhåll och utveckling av RPAn så om jag skulle göra om det idag hade jag tillsett vi inom kommunen hade säkrat kompetenser för detta för att det ska vara en långsiktig hållbar lösning och inte bli alltför kostsamt.

Stort tack för att ni delar med er! Vi ses den 8 maj på Bryggarsalen i Stockholm.

Tack själv, det ser vi fram emot!

trelleborgskommun

 


Under RPA & AI – Offentlig Sektor den 8-9 maj står Eleonore och Mikael på scenen för att prata mer om sina erfarenheter och dela sina bästa tips kring vad man bör tänka på i arbetet med att implementera en RPA-lösning.

Boka din plats här. Varmt välkommen!

talarbild-Li-1