I det här blogginlägget gästas vi av Catharina Carlsson från Soleil. Catharina är verksamhetsutvecklare och förstudieledare och har lång erfarenhet av utvecklingsprojekt och förändringsresor. Så från och med nu är ordet ditt Catharina.

Efter nyåret är gymmen fyllda av folk som är ute efter att göra en förändring i livet, men det dröjer oftast inte länge innan gymbesökarna återigen blir färre. För det är ju faktiskt så att det är svårt att förändra sina vanor, något som naturligtvis även gäller de vanor och rutiner vi har i arbetslivet. Just därför är det viktigt att arbeta aktivt med förändringsledning när företag och organisationer ska genomföra utvecklingsprojekt.

Räcker det med ett gymkort för att bli vältränad?

Räcker det med ett gymkort för att bli vältränad? Jag tror att vi alla kan vara överens om att svaret på den frågan tyvärr är nej. Oavsett hur fantastiskt gymkort man än har så räcker det ju inte att bara ha kortet för att komma i bättre form utan man måste använda det och faktiskt träna också. Och det är här den stora utmaningen ligger, i att etablera nya vanor och kanske även i att lära sig hur träningen ska utföras på bästa sätt.

Träna på gym

Förändringsledning gör det lättare att nå önskade effekter

När det gäller arbetslivet verkar det dock vara en bit kvar innan motsvarande resonemang blir en naturlig del av utvecklings- och förändringsarbete. Där utgår man ofta från att det ska räcka med förändringen i sig för att få de resultat man är ute efter. Detta märks ofta särskilt tydligt vid implementering av nya eller förändrade systemstöd i en verksamhet. Det är lätt att tro att det räcker med att implementera det nya systemet så löser sig allt. Men precis som för gymkortet så behöver systemet användas på rätt sätt och i rätt omfattning för att man ska få de effekter man är ute efter.

Även här ska alltså beteenden och vanor ändras och det är något som kräver arbete. Förändringsledning handlar om just detta och avser arbete som görs för att förbereda och stötta individer i samband med en förändring.

Involvera och stötta användarna

När exempelvis ett nytt system ska införas i en verksamhet kommer de berörda medarbetarna att behöva stöd och utbildning. Samtidigt är det även viktigt att förbereda användarna i god tid, gärna genom regelbunden information under arbetet. Här är det av vikt att användarna förstår vad det är som ska förändras, varför det görs och hur det kommer att påverka dem. När det väl är dags att lansera systemet kommer det att behövas utbildning, användarstöd och uppföljning. Sist men inte minst behöver man vara beredd på att förändring tar tid och att det därför kan dröja innan man ser effekterna av de ändringar man genomfört.

En pusselbit som lätt glöms bort

Glädjande nog så blir fler och fler företag medvetna om behovet av förändringsledning men detta är ändå en aspekt som fortfarande ofta glöms eller underskattas när företag och organisationer genomför projekt eller andra förändringar. Fokus hamnar lätt på tekniken och på vad som ska genomföras men genom att istället sätta medarbetarna och användningen i fokus kan man skapa delaktighet, förståelse och engagemang och därmed öka chanserna för att projektet ska nå sina mål.

Sammanfattning

Teknisk utveckling kan skapa förutsättningar för många bra förändringar i en verksamhet. Men för att nå de effekter man är ute efter räcker det sällan med den tekniska utvecklingen i sig utan det gäller också att de som ska använda tekniken ges tid och möjlighet att ta till sig de nya möjligheterna och att anpassa verksamhetens rutiner. Några punkter som man bör ha i åtanke vid utvecklingsprojekt är därför:

  • Involvera användarna tidigt och håll dem uppdaterade under arbetets gång
  • Skapa förståelse för varför projektet genomförs och vad det innebär
  • Utbilda användarna inför implementeringen och ha bra stöd efter lanseringen
  • Räkna med att det tar tid att etablera nya vanor och rutiner

Soleil kommer du ha möjlighet att lyssna på och träffa under Digital Workplace Summit i Stockholm den 20 november.

Missa inte det! 

Soleil erbjuder tjänster som hjälper organisationer och företag att ta deras projekt från ax till limpa. Från förstudier och effektkartläggningar till utveckling, utbildning och stöd i förändringsarbete. Läs mer om Soleils tjänster på deras hemsida

Digital Workplace Summit