En av de största utmaningarna i mitt jobb och i min vardag är att få tiden at räcka till- time flies! Oavsett hur mycket jag fokuserar på time management, effektivitet, 80/20 principen så tycks det aldrig frigöra tillräckligt med tid i kalendern. Hur lyckas vi på arbetsplatsen skapa ett effektivt arbetsklimat där vi kan vara effektiva både i den fysiska och den digitala arbetsmiljön? 

För att göra detta måste vi förstå och kartlägga vilka aktiviteter som konsumerar mycket tid i vår vardag idag, alltså vilka är våra tidstjuvar. Vi frågade över 200 deltagare på Digital Workplace Summit i höstas just den frågan: Vilka är era största tidstjuvar i vardagen? – detta blev utfallet:

tids_bla

Topp 3:

  1. Ineffektiv möteskultur
  2. Hantera E-post
  3. Bli avbruten av kollegor

Ineffektiv möteskultur: 

Intressant är att ineffektiv möteskultur inte beror på teknik utan den sätts av kulturen på arbetsplatsen. Det handlar om att sätta rätt ramar för vilka beteenden vi vill driva. Nedan följer 6 korta tips som brukar fungera för mig kring hur du effektiviserar möteskulturen:

  1. Kräv alltid syfte, agenda i förtid samt förberedelse av samtliga som ska delta på mötet
  2. Klustra kategorier, på så sätt kan ni få ner antalet möten (kräver tydlig agenda)
  3. Bjud bara in nödvändiga parter (keep the list short!)
  4. Håll er alltid till agendan
  5. Börja och sluta i tid- var stenhård på detta. I början kommer ni kanske inte hinna med allt pga legacy men med tiden kommer detta göra att ni optimerar mötestiden
  6. Tumma aldrig på dessa fem ovan punkter- utan var konsekvent!

Stå under mötet, det skapar effektivitet!

Dessa tips kan säkert tyckas vara banala och självklara men min erfarenhet är att det inte efterföljs på de flesta arbetsplatser. Det är efterlevnaden och stringensen av alla 6 punkter tillsammans som skapar framgångsreceptet. Tumma aldrig på någon av dessa!

…………………………………………………………………………..

 

Detta kommer vi bland annat diskutera på Digital Workplace Summit den 20 november!

DWS HT18